dong ho co

Phần mềm kế toán smart pro | PHẦN MỀM SMART

Phần mềm kế toán smart pro

phan mem ke toan smart pro|phần mềm kế toán smart pro

Download tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán smart

tại đây

Các bạn kế toán chú ý khi làm việc với Phần mềm  SMART:

Nên sao lưu dữ liệu ra USB theo định kỳ để đề phòng trường hợp ổ cứng máy tính bị hư  hoặc bị mất“.  Khi đó bạn sẽ có dữ liệu để tiếp tục sử dụng mà không phải tốn công sức để nhập lại(!).

————————————————————-

- Mỗi năm tạo ra một database để làm việc.

- Mỗi công ty là một database riêng biệt.

– Khi Nhập phát sinh phải dùng phím enter để nhập.

- Tại ô Tổng tiền bạn Enter + Enter (2 lần) để lưu

- Nhần F12 để nhập sang chứng từ mới

- Sửa dữ liệu trong các bảng dùng phím F10.

- Dùng phím F7 khi muốn lọc dữ liệu ở bất cứ cột nào.

- Nên sao lưu dữ liệu (.mdb) định kỳ.

- Ngoài ra các bạn cố gắng dành chút thời gian để xem video trên trang web này  và tài liệu hướng dẫn được cung cấp khi cài đặt phần mềm smart Pro

Bạn có thể xem hướng dẫn đầy đủ tại menu bên phải màn hình nhé .

phan mem ke toan smart

Một số video hướng dẫn sử dụng phần mềm smart

 

- Phần mềm kế toán smart

2. CÁCH KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

 

2.1.Cặt đặt thông số ban đầu:

 

Bạn vào 1. Nhập phát sinh => 2. Khai báo thông tin

Ta có 3 mục :

01. Cài đặt thông số (Dùng khai báo tên ban đầu cho hình thức kế toán công ty )

-     Trong bảng này đầu tiên bạn khai vào cột giá trị từ  ID01 -> ID08 thông tin của công ty mà bạn      đang làm việc. Tiếp theo bạn khai tại dòng ID14 phương pháp đánh giá hàng tồn kho, nếu  bạn theo dõi tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền thì bạn đặt là BQGQL, nhập trước – xuất trước thì đặt là NTXT, nhập sau – xuất trước là NSXT, thực tế đích danh là HT. Chú ý nếu tại dòng ID14 bạn theo dõi hàng tồn kho theo phương pháp mà không phải là bình quân gia quyền thì tại dòng ID28 theo dõi hàng hóa theo lô bạn phải đặt là T.

-    Tại dòng ID29, nếu đơn vị bạn làm theo quyết định 15 thì bạn gõ là 15, còn 48 thì bạn gõ 48.

02. Khai báo tên Cty – DC -MST trong HTKK(Dùng khai báo cho cập nhật HTKK báo cáo thuế)

-     Tại bảng này bạn khai báo thông tin công ty của bạn để kết xuất qua HTKK, bạn khai đầy đủ các mục trong bảng này nhé.

       03. Khai báo tùy chọn riêng (Dùng cho khai báo 1 số trường hợp đặc biệt).

Ở 3 bảng khai báo này chúng ta nhấn F10(Mở chế độ chỉnh sửa) để khai báo thông tin.

­         Trước khi sử dụng phần mềm bạn phải vào mục “Cài đặt thông số để khai báo” . Đây là điều kiện bắt buộc bởi nếu bạn không khai báo trước thì Smart sẽ lấy theo chế độ mặc nhiên. Có nhiều chế độ có thể chưa phù hợp với đơn vị của bạn. Ví dụ mặc nhiên phương pháp tính giá xuất kho là Bình quân gia quyền (BQGQL). Nhưng đơn vị của bạn lại sử dụng Nhập trước xuất trước mà bạn đã vào hết số liệu rồi thì lúc đó rất khó xử lý lại.

­         Cột mã “IDV” và cột “TEN”,”GHICHU” luôn cố định. Người sử dụng chỉ khai báo ở cột “Giá Trị”.

­         Nhập tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên giám đốc, kế toán trưởng, người lập sổ. (Giám đốc, kế toán trưởng, người lập sổ không được để trống, phải để dấu nháy trong ô khi ta không điền tên).

­         Điền chữ “T” để sử dụng chức năng đó. Ngược lại là chữ “F”.

­         Khi khai báo tài danh sách tài khoản thì bắt buộc mã tài khoản phải đặt trong dấu ” ví dụ (’131′). Trong trường nhiều tài khoản thì khai báo dạng như sau (’131′,’331′).

­         Nếu đang sử dụng mà bạn thay đổi trong cài đặt thông số thì có thể dẫn tới một số lỗi. Ví dụ lúc đầu bạn khai báo phương pháp xuất kho là BQGQL những sau một thời gian bạn đổi lại thành NTXT thì khi xuất kho phần mềm sẽ không hiểu và có thể xảy ra một số lỗi về dữ liệu.Vì vậy trước khi sử dụng bạn hãy kiểm tra kỹ phần này nhé.

­               Khi ta khai báo chữ T tại cột giá trị thì ta phải khai báo danh sách tài khoản theo dõi chức năng tại những dòng Danh sách tài khoản tương ứng.ví dụ như ta bật chức năng Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn Theo T thì ta khai báo tài khoản theo dõi tại Danh sách tài khoản SỔ CÔNG NỢ THEO HÓA ĐƠN

­

TEN GIATRI
Tên công ty Công Ty TNHH Phần Mềm Năng Động
Địa chỉ M17 LÊ HOÀNG PHÁI,GÒ VẤP,TP.HCM
Mã số thuế 0304733866
Giám đốc
Kế toán trưởng
Người lập sổ
Thủ Kho
Thủ Qũy
Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn F
Theo dõi công nợ theo từng hợp đồng F
Danh sách tài khoản SỔ CÔNG NỢ THEO HÓA ĐƠN (’131′,’331′,’141′)
Danh sách các tài khoản DOANH THU (’511′,’5111′,’5112′,’5113′,’5114′,’711′,’3387′)
Danh sách tài khoản SỔ THEO DÕI CÔNG TRÌNH (’621′,’622′,’131′)
Phương pháp đánh giá hàng tồn kho BQGQL
Theo dõi nhiều kho F
Thư mục lưu file XML của HTTK 130 C:\Program Files\HTKK130\DataFiles\
Tổng hợp chi phí theo TK,ĐTPN,YTCP F
Tổng hợp chi phí theo công trình F
Danh sách tài khoản SỔ CÔNG NỢ THEO ĐỐI TƯỢNG (’131′,’331′,’141′,’136′,’336′)
Kỳ hạch toán 2009
Đường dẫn Thư mục SMART D:\NANGDONG_NET\PMKT_NET\SMART\
Danh sách tài khoản SỔ CÔNG NỢ THEO HỢP ĐỒNG (’1311′,’1312′,’131′)
Theo dõi chi phí theo yếu tố chi phí F
Danh sách tài khoản SỐ YẾU TỐ CHI PHÍ (’6428′,’641′)
Danh sách tài khoản SỔ TỔNG HỢP CHI PHÍ (’6428′,’641′)
Danh sách tài khoản SỔ VÂT TƯ HÀNG HÓA (’1521′,’156′,’1561′,’155′,’002′)
Tiêu đề Menu Bar DYNAMIC SOFTWARE
Theo dõi hàng hóa theo từng lô F
Áp dụng theo quyết định số 15
Theo dõi hàng hóa theo quy cách F
Tính số dư trên màn hình nhập F
Danh sách tài khoản CN không bù trừ (’131′,’331′)
Số số lẻ thập phân cho cột số lượng 2
In chứng từ 2 liên trên một trang 2
Theo dõi công nợ theo tuổi F
Tự động tăng số hóa đơn T
Gán số chứng từ bằng số HĐ T
Khóa dữ liệu theo ngày F
Ngày bắt đầu khóa 20090101
Ngày kết thúc khóa 20090331
Danh sách User bị khóa Admin,NHAT,QUANLY
Kiểm tra tài khoản hàng hóa có F
Theo dõi công nợ theo công trình F
Danh sách tài khoản công nợ theo công trình (’1312′,’331′)
Cach Sap Xep KTSC STT_SC
Kiểm tra quỹ tiền mặt F
Kiểm tra hàng tồn kho F
Mở sổ chứng từ gốc dạng phiếu F
Số số lẻ thập phân cột đơn giá 2
Số số lẻ thập phân cột Tiền USD 2
Chỉ nhập TK chi tiết T
Mã công ty 1001
Hide Mã ĐTPN,YTCP,TK khi nhập xuất kho F
Chọn danh sách cột khi mở KTSC T

 

2.2.Khai báo số dư đầu kỳ

 

2.2.1. Danh mục khách hàng

Trong Smart thì Danh mục khách hàng chính là “danh mục đối tượng pháp nhân

doi tuong phap nhan

cot doi tuong phap nhan

Các cột trong danh mục đối tượng pháp nhân

 

­         Danh mục đối tượng pháp nhân bao gồm người mua,người bán,nhân viên công ty.

­         Cột mã nhân viên tiếp thị và tên nhân viên tiếp thị dùng để theo dõi doanh thu bán hàng theo nhân viên tiếp thị

­         Cột mã nhóm và tên nhóm dùng để theo dõi doanh thu bán hàng theo khu vực.

Chú ý : Cột mã đối tượng pháp nhân không được gõ dấu tiếng việt không có chữ Đ,ê,ă và ký tự đặc biệt.

 

2.2.2. Khai báo hệ thống tài khoản

Khai báo số dư đầu kỳ trong “HỆ THỐNG TÀI KHOẢN”.

khai bao he thong tai khoan

- Danh mục tài khoản là danh mục lưu tất cả các thông tin về tài khoản bao gồm Mã,Tên,Số dư.

- Tùy theo đơn vị của bạn có thể thêm bớt xóa sửa tài khoản cho phù hợp với đơn vị của bạn.

- Bạn lấy số dư cuối kỳ của”BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH” kỳ trước nhập vào. Tài khoản nào có dư nợ thì nhập vào cột dư nợ đầu kỳ,tài khoản nào có dư có thì nhập vào dư có đầu kỳ. Lưu ý bạn phải nhập vào tài khoản chi tiết nhất. Khi in bảng Cân đối phát sinh Smart sẽ tự động cộng dồn lên.

- Đối với các tài khoản ngân hàng thì mỗi một tài khoản trong ngân hàng bạn nên đặt cho nó một mã hiệu để cho dễ quản lý

- Đối với các tài khoản theo đối tượng ví dụ như 131 thì bạn phải khai báo chi tiết từng khách hàng trong sổ công nợ theo đối tượng. Trong Hệ thống tài khoản bạn chỉ khai báo số tổng.

- Đối với những tài khoản vật tư hàng hóa có theo dõi hàng tồn kho bạn phải khai trong Danh mục vật tư hàng hóa. Trong Hệ thống tài khoản chỉ khai số tổng.

-Lưu ý : + Đối với tất cả các tài khoản mà bạn sử dụng những tài khoản có chi tiết thì bạn  bắt buộc phải khai số dư ở những tài khoản chi tiết. Ví dụ: TK 111,nếu bạn không sử dụng tiết khoản thì bạn khai số dư ở bên nợ TK 111, còn khi TK này có tài khoản chi tiết là 1111,1112 thì bạn khai số dư ở 2 TK chi tiết này mà không khai ở TK 111 sau khi in bảng cân đối phát sinh Smart sẽ tự động cộng dồn lên.

+ Mã tài khoản trong Smart được phân làm 10 cấp (10 ký tự). Có nghĩa là khi in bảng cân đối phát sinh, tài khoản nào có nhiều hơn 10 ký tự sẽ được cộng vào cấp thứ 10. Hiện nay khi in mới chỉ có 9 ký tự, nếu TK chi tiết nhiều hơn 9 ký tự thì khi in bảng cân đối phát sinh bạn chỉ sửa lại tại ô Cấp TK . VD TK chi tiết của bạn có 10 cấp (10 ký tự), khi in bảng CĐPSTK, tại ô Cấp TK bạn xổ xuống chỉ thấy có tài khoản cấp 9,nên muốn in TK cấp 10 bạn chỉ cần gõ vào ô số 10 rồi in ra thôi.

+ Khi đặt tiết khoản (TK con) bạn cần chú ý, những tài khoản có cùng cấp với nhau thì sẽ có cùng số ký tự với nhau, TK có nhiều ký tự hơn sẽ là con của TK ít ký tự hơn, chẳng hạn TK có 4 ký tự sẽ là con của TK có 3 ký tự, TK có 5 ký tự sẽ là con của TK có 4 ký tự… VD TK mẹ là TK 1121, bạn muốn đặt thêm 2 tiết khoản thì phải đặt là 11211, 11212 chứ không phải đặt là 11211, 112112, như vậy phần mềm sẽ hiểu là TK 112112 là TK con của TK 11211 chứ là TK cùng cấp với TK 11211 vì số ký tự của  112112 nhiều hơn số ký tự của TK 11211 trong cùng 1 dãy số giống nhau.

+ Đối với TK là hàng hóa, nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ như 156,155,152,153…Khi khai tài khoản chi tiết cho những tài khoản này bạn phải vào Khai Báo Thông Tin -> Cài Đặt Thông Số chọn dòng ID26.Danh sách TK sổ vật tư hàng hóa. Khai thêm những TK con mà bạn mới tạo ra sao cho những TK trên danh mục TK phải được khai hết trong ô này thì lúc bạn chuyển số dư mới đúng.

+ Đối với TK là công nợ hay tạm ứng như 131,331,141…Khi khai tài khoản chi tiết cho những tài khoản này bạn phải vào Khai Báo Thông Tin -> Cài Đặt Thông Số chọn dòng ID19.Danh sách TK sổ công nợ theo đối tượng. Khai thêm những TK con mà bạn mới tạo ra sao cho những TK trên danh mục TK phải được khai hết trong ô này thì lúc bạn chuyển số dư mới đúng.

+ Tất cả các tài khoản nếu không có số dư thì bạn để là số 0, chứ không được để trống lúc bạn đóng lại phần mềm sẽ báo lỗi.

+ Các TK bạn khai trong cột TK thì không được trùng nhau

 

2.2.3. Khai báo các loại chứng từ

Danh mục các loại chứng từ dùng phục vụ cho màn hình nhập phát sinh.

khai bao cac loai chung tu

 

Sau khi cài đặt thì danh mục các loại chứng từ đã được cài mặc định. Tuy nhiên bạn cũng nên biết một số nguyên tắc khai báo để có vận dụng phần mềm Smart cho hiệu quả chẳng hạn như: mặc định tài khoản, diễn giải, che và hiện những textbox trên màn hình nếu cần, gán số chứng từ, hóa đơn để tự động nhảy và bật những chức năng cần thiết trong quá trình nhập phát sinh trong bảng các loại chứng từ sau:

STT

MACOT

TENCOT

Ý Nghĩa

1

Lctg Loại chứng từ

2

Tenctg Tên chứng từ

3

Tkthue Tài khoản thuế Nếu nhập TK Thuế vào thì màn hình nhập sẽ hiện lên ô tiền  thuế,thuế suất và căn cứ vào tài khoản để hạch toán bút toán thuế GTGT tự động.

4

Co_TkDuTkThue Có Tài khoản đối Ứng TK  Thuế mặc định thì bút toán thuế đầu vào theo kiểu Nợ 1561,Nợ 1331 và Co 331. Nhưng bạn không phải sử dụng là 1331 mà bạn muốn là 3388 thì khi đó bạn nhập là T và khai trong TextFile06.kl là 3388 trong PMKT_NET.

5

Co_TSChiTiet Có Thuế Suất Chi Tiết Nhập T nếu muốn 1 hóa đơn thì tương ứng 1 dòng tiền thuế, dùng trong trường hợp bạn nhập chẳng hạn 1 PC cho nhiều hóa đơn mua vào. F nếu muốn 1 chứng từ chỉ có 1 dòng tiền thuế, có nghĩa là 1 chứng từ chỉ có 1 dòng tiền thuế cho dù bạn nhập chứng từ đó cho nhiều tờ hóa đơn.

6

Co_vthh Có Vật Tư Hàng Hóa Nếu chứng từ này có vật tư hàng hóa thì để là T

7

Sr_hd Seri hóa đơn Dùng để lưu Seri hóa đơn khi nhập hóa đơn bán ra, bạn có thể mặc định Seri hóa đơn tại ô này ở các phiếu nhập khác.

8

Loaitien Loại tiền Nếu nhập là USD thì bạn sẽ nhập Tiền USD và Tỷ giá Smart sẽ nhân ra Tiền VND.

Nếu nhập là NT thì bạn nhập Tiền VND trước và Tỷ giá Smart sẽ chia ra Tiền USD

9

SoctSố chứng từNếu bạn để 000 thì khi nhập phát sinh Số chứng từ sẽ nhảy lên là 001. Nếu bạn để 0000 thì khi nhập phát sinh sẽ nhảy thành 0001

10

So_hdSố hóa đơnDùng để nhảy tự động số hóa đơn khi nhập hóa đơn bán ra, VD bạn để ở đây là số 1 thì lúc nhập phát sinh ở ô số HĐ phần mềm sẽ nhảy số 2

11

Ma_sufixMã sufixdùng để gắn vào trước số chứng từ.

12

Ma_prifixMã prifixdùng để gắn vào đằng sau số chứng từ . Ví dụ bạn khi bào /01. thì khi nhập phát sinh ô số chứng từ sẽ là 001/01.

13

Co_XuatKhoCó Xuất Khonếu chứng từ này có xuất kho thì nhập là T

14

Nhieu_HdNhiều Hóa Đơnkhông dùng

15

ManHinhMàn HìnhCột này quy định những ô sẽ hiện lên màn hình nhập

16

TknoTài khoản Nợdùng để khai báo mặc định cho tài khoản nợ trên màn hình nhập phát sinh

17

MadtpnNoMã đối tượng pháp nhân Nợdùng để khai báo mặc định cho mã đối tượng pháp nhân nợ trên màn hình nhập

18

TkcoTài khoản Có…. giống như Tài khoản Nợ

19

MadtpnCoMã đối tượng pháp nhân Có…. giống như Mã đối tượng pháp nhân nợ

20

VongLapVòng LặpVí dụ nhập là DIENGIAI thì Sau khi nhập xong một bút toán con nháy sẽ quay lại ô Diễn giải.

21

TK_TNKTài khoản thuế nhập khẩuTài khoản thuế nhập khẩu dùng để hạch toán bút toán thuế nhập khẩu tự động.

22

DanhDauĐánh dấuDùng để đánh dấu dòng của bạn muốn chọn

23

HamInChungTuHàm In Chứng Từbao gồm PC,PT,PNK,PXK,UNC,PKT,HD1,NH…

24

Co_MhUncCó Ủy Nhiệm Chiđể T nếu chứng từ Ủy Nhiệm Chi

25

Xk_DmCó Xuất Kho Theo Định MứcCó 3 kiểu là [T,C,N]. T là xuất kho nguyên vật liệu khi nhập thành phẩm. C [xuất theo danh mục Cụm khi bán hàng hoặc phiếu xuất kho.] N [Xuất theo danh mục cụm khi nhập phiếu nhập kho]

26

NguoiGDNgười giao dịchMặc định cho ô người giao dịch

27

T_DTVungDoanh Thu Theo VùngSử dụng đơn giá bán theo vùng. nếu bạn để cột này là T cho hóa đơn bán ra thì nhập Smart sẽ hiện lên  form để cho phép chọn vùng bán.

28

Co_BBChoMuonCo_BBChoMuonkhông dùng

29

Co_LoNhapCó Lô Nhậpđể là T khi sử dụng phương pháp xuất kho là HT hoặc NTXT (Thực tế đích danh hoặc Nhập trước xuất trước) thì khi Nhập Phát Sinh Smart sẽ hiện lên lô nhập,hạn sử dụng,nhà sản xuất.

30

TenWBTên WorkbookTên File Excel mẫu chứng từ

31

NhieuLienNhiều LiênBật T dùng in nhiều liên khi in hóa đơn

32

CO_CLTGCó chênh lệch tỷ giá

33

Co_HoiInCó hỏi Inkhông dùng

34

DIENGIAIDiển giảiMặc định cho ô diễn giải

35

SoDongSố dòng InNếu bạn nhập là 30 thì khi in ra excel nếu nó ít hơn 30 dòng thì nó tự động chèn thêm dòng trống cho đủ 30 dòng

36

MATTMã thanh toánDùng khai báo mặc nhiên cho ô mã TT trên màn hình nhập, để theo dõi công nợ theo hóa đơn, theo hợp đồng, theo chứng từ. Nếu theo hóa đơn và hợp đồng thì khi mua hàng tại ô mã TT nhập là NO khi trả tiền thì nhập là TT

37

Nhieu_DVNhiều Đơn vị tínhNếu chứng từ này có nhiều đơn vị tính thì nhập là T

38

Co_DIENGIAI2Có diển giải EnglishNếu có diễn giải tiếng Anh thì nhập là T

39

CO_CHIETKHAUCó chiết khấuNếu hóa đơn bán ra mà có chiết khấu thì cột này để là T.  Thì khi nhập hóa đơn bán ra nhập đến bút toán cuối cùng thì nhấn F5 để chiết khấu rồi mới nhấn F12

40

TKCLTG_LAITK Chênh lệch tỷ giá lãi

41

TKCLTG_LOTK Chênh lệch tỷ giá lỗ

42

CO_PCCó Phiếu Chikhông dùng

43

CO_PTCó Phiếu Thukhông dùng

44

CO_CHUYENKHOCó Chuyển Khonếu chứng từ này là phiếu chuyển kho thì nhập là T

45

CO_TIENHANGCó Tiền hàngdùng cho chứng từ HDVAT . Khi nhập phát sinh nó sẽ hiện lên ô tiền hàng cho mình nhập

46

CO_FORM_RIENGCó Form Riêng

47

CO_CK_TRUOCCó chiết khấu trước thuếDùng cho chiết khấu của những phiếu nhập kho. Smart sẽ trừ trực tiếp trên tiền hàng.

48

CO_DONVI_PHUCó Đơn vị phụ

49

CO_TENHH_INCó Tên hàng hóa Inđể T thì Smart sẽ hiện lên một ô tên hàng hóa in cho mình nhập . Tên hàng hóa dùng để theo dõi nhập xuất tồn nhưng in chứng từ không in ra mà theo cột TENHH_IN

50

CO_HTPHELIEUCó Tự Động Hạch Toán Phế LiệuTheo kiểu gia công thép. khi gia công cho khách hàng xong. thì khách hàng đó lại bán cho mình phế liệu. để T cho hóa đơn bán ra  thì khi nhập hóa đơn bán ra xong Smart sẽ hiện lên form cho phép nhập kho phế liệu đồng thời luôn.

51

MS_KHMã số gán (N,C)Nếu nhập là N thì khi nhập mã khách hàng trên màn hình phụ mã khách hàng sẽ gán vào mã đối tượng pháp nhân Nợ để khi nhập tới ô sáng này thì không cần nhập nữa

52

HDVATHóa Đơn VATmặc đinh cho ô HDVAT

53

BERONGGAP_HDBề rộng gấp In hóa đơnkhi in hóa đơn tài chính hoặc hóa đơn đặc thù nếu ta nhập tên hàng in ra mà dài quá thì sẽ đè lên cột đơn giá thành tiền lên cột này có tác dùng gấp cột mặt hàng xuống dòng dưới nếu nó dài quá. ví dụ nhập là 40 thì nếu tên của mặt hàng dài hơn 40 ký tự nó gấp xuống dòng.

54

CO_DGNHAPCó Đơn Giá Nhậpdùng để list lên đơn giá nhập khi nhập kho. đơn giá nhập được khai báo trong KTDM

55

CO_HH_VTCó hoa hồng

56

TK_GIAVONTài khoản giá vốnmặc định là 632. nếu bạn muốn 6321 chẵng hạn thì bạn sửa lại

57

CO_TK_XUATCó tài khoản xuấtkhông dùng

58

TK_XUATTài khoản xuất khokhông dùng

59

TrangThaiTrangThaikhông dùng

60

CO_TTTDBCO_TTTDBCó thuế tiêu thụ đặc biệt. Nếu để T khi nhập phiếu nhập nhập khẩu nó sẽ hiện lên thuế tiêu thụ đặc biệt cho mình nhập

61

NhomChungTuNhomChungTu

62

Nhom_DsCotNhom_DsCot

63

NHIEU_USERNHIEU_USERĐể T nếu chứng từ này có nhiều người nhập. dùng cho các công ty lớn. ví dụ có 3 người nhập phiếu chi cùng một lúc thì khi người thứ nhất chỉ cần Enter qua ô số chứng từ thì Smart sẽ lưu lại. và người thứ 2 nhập thì sẽ tự động nhảy số chứng từ tiếp. còn nếu để F thì khi nhập xong hết một chứng từ Smart mới ghi lại.

 

2.2.4. Khai báo số dư đầu kỳ công nợ

Vào hệ thống danh mục => công nợ => 01.Công nợ theo đối tượng

cong no theo doi tuong

­         Nếu đơn vị của bạn có số dư về công nợ như 131,331 thì bạn vào Sổ công nợ theo đối tượng để khai báo.

­         Bạn phải khai báo Mã đối tượng,Tên đối tượng,Mã tài khoản,Số dư đầu kỳ (Nợ hoặc Có).

­         Một Tài khoản sẽ có nhiều đối tượng và một đối tượng có thể nằm trong nhiều tài khoản. Ví dụ như hình trên KH005 có số dư đầu kỳ của 131 là 1.000.000 (Phải thu). Nhưng đồng thời công ty này cũng có số dư đầu kỳ của 331 là 5.000.000 (Phải trả).

­         Lưu ý tất cả các tài khoản trong sổ công nợ phải được khai báo trong phần ‘Cài đặt thông số” ,mục “Danh sách tài khoản Sổ công nợ theo đối tượng”

chi tiet cong no theo doi tuong

-          Cách khai báo như sau:

+ Ở cột TK bạn nhập trực tiếp TK công nợ mình đang theo dõi, giả sử là 131

+ Cột Mã ĐTPN bạn đứng ở ô tương ứng nhấn F1 để tìm kiếm Mã ĐTPN mà ta đã khai trong danh mục ĐTPN, Sau khi chọn được mã khách hàng bạn nhấn Enter tự động Mã ĐTPN sẽ nhảy vào ô bạn đang đứng đồng thời tên khách hàng cũng tự động nhảy vào ô Tên ĐTPN

+ Sau khi bạn chọn được khách hàng thì bạn chỉ cần nhập số dư Nợ, Có vào ô VND Dư Nợ, VND Dư Có tương ứng

-> Tương tự các khách hàng khác bạn cũng khai như trên. Chú ý ở bảng này bạn khai các tài khoản như là 131,331,141… chung trong bảng này luôn nhé.

Khi bạn khai báo số dư công nợ chi tiết chúng ta tổng hợp lên hệ thống tài khoản, bằng cách chúng ta vào A. Bảo trì hệ thống => 04. Chuyển số dư các danh mục con về danh mục mẹ bạn chọn mục tương ứng để kết chuyển về hệ thống tài khoản.

 

ket chuyen danh muc me

 

Chẳng hạn như chúng ta khai báo số dư dầu kỳ công nợ của nhiều công trình, nhiều hóa đơn …(Cấp công nợ chi tiết hơn đối tượng) cho 1 đối tượng thì chúng ta chọn mục cập nhật tương ứng để đưa về danh muc theo đội tượng trước rồi mới cấp nhật từ cộng nợ theo đối tượng về Hệ thống tài khoản theo sơ đồ sau:

so do ket chuyen danh muc

07. Sồ công nợ theo hóa đơn

 

08. Sổ công nợ theo công trình

01. Công nợ theo đối tượng

 

 

2.2.5. Khai báo số dư đầu kỳ hàng hóa, nguyên vật liệu

khai bao so du nguyen vat lieu

­         Vào Hệ thống danh mục => Hàng hóa =>Chọn “01.Hàng hóa chung” nếu bạn theo dõi hàng hóa,nguyên vật liệu, CCDC theo phương pháp BQGQ -> Chọn “ 02.Hàng hóa theo kho” nếu bạn theo dõi hàng hóa,nguyên vật liệu, CCDC theo nhiều kho -> Chọn “03.Hàng hóa theo lô” nếu bạn theo dõi hàng hóa, nguyên vật liệu, CCDC theo phương pháp nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất trước, hay thực tế đích danh để khai số dư đầu kỳ.

­         Bạn phải khai báo các cột Mã tài khoản,Mã danh mục (Chú ý mã hàng hóa không được đặt có dấu tiếng việt, ký tự đặc biệt,không có khoảng trống, dấu “-“ ở giữa, bạn có thể đặt mã hàng hóa theo nguyên tắc giống đặt mã tài khoản nghĩa là những mã hàng có cùng nhóm với nhau thì bạn đặt mã tương tự nhau (không được giống nhau) với cùng số ký tự  nhau để khi in báo cáo sẽ rất dễ dàng),Tên danh mục,Đơn vị tính,Tồn đầu kỳ giá trị,Tồn đầu kỳ Số lượng.

­         Lưu ý mã danh mục không được trùng, không được có ký tự đặc biệt và có dấu tiếng việt. Các tài khoản trong danh mục vật tư hàng hóa phải được khai báo trong cài đặt thông số. Dòng “Danh sách tài khoản SỔ VẬT TƯ HÀNG HÓA”. Bạn có thể dùng phím tắt là CTRL + N để khai báo dễ dàng hơn.

chi tiet nguyen vat lieu

Cũng giống như cách khai báo số dư tài khoản công nợ khi chúng ta khai báo số dư hàng hóa ở mục chi tiết chúng ta phải vào A. Bảo trì hệ thống chọn mục 04. Chuyển số dư các danh mục con về danh mục mẹ bạn chọn mục cập nhật số dư từ hàng hóa theo lô, kho vào hàng hóa chung trước vì thông thường hàng hóa theo theo lô là con của hàng hóa theo kho,hàng hóa theo lô và hàng hóa theo kho lại là con của hàng hóa chung,rồi chọn từ hàng hóa chung vào hệ thống tài khoản theo sơ đồ bên dưới. Nếu bạn chỉ theo dõi hàng hóa theo phương pháp BQGQ thì chỉ chọn Cập nhật từ Danh muc hàng hóa chung lên Danh mục tài khoản

02. Hàng hóa theo kho

 

03. Hàng hóa theo lô

Bão trì hệ thống chọn mục cập nhật tương ứng

 

 

 

01. Hàng hóa chung

 

 

Bão trì hệ thống  chọn mục cập nhật tương ứng

01. Hệ thống tài khoản

 

 

3. NHẬP PHÁT SINH VÀ SỬA CHỨNG TỪ

 

 

­         Phần mềm Smart cho chức năng rất đơn giản để một kế toán dễ dàng nhập một chứng từ, bởi vì Smart chỉ có một màn hình nhập duy nhất, nếu đã biết nhập một chứng từ thì các chứng từ còn lại cũng có thể nhập được.

­         Cách thực hiện nhập phát sinh như sau:

 

3.1 .Nhập phát sinh:

 

            Thao tác nhập phát chung cho các loại chứng từ trên màn hình nhập:

­         Nhập phát sinh là khâu quan trọng nhất. Vì vậy bạn hãy đọc kỹ phần này.
Nhập phát sinh chỉ có một màn hình nhập duy nhất. Khi bạn nhập chứng từ nào thì bạn chọn chứng từ đó từ hộp danh sách [Loại chứng từ gốc] rồi Enter (Bắt buộc phải Enter) rồi nhập thông tin trên chứng từ vào màn hình nhập.

­         Chú ý quan trọng: tất cả các theo tác nhập trên màn hình bạn đầu phải dùng phím Enter để nhảy từ ô này qua ô khác

­         Bạn nhập thông tin trên hóa đơn lên màn hình nhập này. Đầu tiên là Seri hóa đơn,số hóa  đơn, đến ngày hóa đơn bạn nhấn Enter phần mềm sẽ xuất hiện cho bạn 1 Form Thông tin khách hàng để bạn nhập thông tin khách hàng vào. Ở Form này bạn nhập Mã KH,nếu khách hàng này chưa có trong danh mục khách hàng thì bạn có thể tạo mã KH trực tiếp ở đây bằng cách gõ mã mới vào rồi nhấn Enter phần mềm sẽ hiện Form cho bạn khai thêm khách hàng vào,sau khi khai xong bạn nhấn Save lại là xong nó trở về Form thông tin khách hàng. Sau khi bạn chọn được Mã KH nhấn Enter thì thông tin về địa chỉ, mã số thuế,sẽ tự động nhảy vào, bạn chỉ việc gõ thêm vào ô Mặt hàng. Những thông tin này sẽ được phần mềm đẩy qua HTKK, nếu phần này bạn không khai báo gì thì khi kết xuất qua HTKK sẽ không có thông tin gì cả.

­         Sau khi nhập đến ô Mặt hàng bạn Enter xuống ô Gán mã ĐTPN, nếu để chữ C có nghĩa là bạn gán thông tin khách hàng ở trên vào Mã ĐTPNCO trên màn hình nhập phát sinh còn bạn để chữ N thì sẽ gán thông tin khách hàng vào Mã ĐTPNNO

­         Bạn tiếp tục nhấn Enter để xuống ô mã người giao dịch và địa chỉ người giao dịch, thì mặc định phần mềm sẽ lấy tên và địa chỉ khách hàng ở trên nhưng bạn có thể thay đổi lại theo ý bạn, những thông tin này sẽ được dùng để in PT hoặc PC nếu bạn thu tiền hoặc chi tiền. Sau khi nhập xong mục này bạn lại nhấn Enter để qua ô Nhân Viên Bán, bạn nhập mã và tên nhân viên bán nếu bạn muốn theo dõi doanh thu theo nhân viên bán hoặc nhân viên tiếp thị. Sau khi bạn nhập xong mục này Enter đến ô ghi chú và bấm Save lại

­         Sau khi bạn nhập xong thông tin khách hàng và Save lại thì bảng này sẽ đóng lại và trở về màn hình nhập phát sinh như lúc đầu, lúc này con trỏ chuột của bạn đang nằm ở ô Số chứng từ. Phần mềm sẽ tự động nhảy số chứng từ, bình thường số chứng từ sẽ nhảy theo tháng, VD bạn nhập phiếu chi số 1 của tháng 1 thì số chứng từ được đánh là 001/01, số phiếu chi 01 của tháng 2 là 001/02.

­         Sau khi đánh số chứng từ xong bạn nhấn enter qua ô ngày chứng từ, ngày chứng từ sẽ tự động đánh theo ngày hóa đơn tuy nhiên bạn có thể sửa lại ngày chứng từ nếu hóa đơn của bạn có thể về trước hoặc về sau kỳ hạch toán, VD hóa đơn tháng 1 bạn muốn khai thuế trong tháng 2 thì bạn gõ ngày chứng từ là tháng 2

­         Sau khi nhập ngày chứng từ bạn enter qua ô HD VAT, ô này dùng cho việc khai báo thuế của bạn, bạn nhấn F4 phần mềm sẽ xổ xuống cho bạn 1 danh sách bao gồm: V (Thuế đầu vào), R ( Thuế đầu ra), TT (hóa đơn thông thường,HD trực tiếp), NK (Thuế nhập khẩu), X (Không có thuế) những tờ hóa đơn nào bạn không muốn khai thuế thì bạn chọn X hoặc TT  thì tờ hóa đơn này sẽ không xuất hiện trên tờ khai thuế.

­         Sau khi chọn ở ô HD VAT bạn enter xuống ô nội dung, ở ô này ghi nội dung diễn giải để in ra số sách.

­         Tại các Combobox như Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Mã ĐTPN Nợ, Mã ĐTPN Có, Mã YTCP Nợ, Mã YTCP Có, Mã DM Nợ, Mã DM Co. Bạn nhấn F4 để list lên danh mục. Nhấn F1 để tìm theo tên.

­         Khi nhập tới Textbox [Tổng tiền] bạn nhấn Enter 2 lần để lưu bút toán nếu chứng từ này còn bút toán nữa bạn nhập tiếp cho tới Textbox [Tổng tiền] rồi lại enter 2 lần cứ tiếp tục như vậy cho tới khi nào xong chứng từ đó thì Nhấn F12 chọn Yes để lưu chứng từ và chuyển sang chứng từ mới hoặc Click vào New chọn Yes.

­         Tại các Textbox dữ liệu là dạng Số như [Số lượng],[Đơn giá],[Thành tiền],[Tiền thuế] bạn nhấn F1 để thực hiện tính toán.

3.1.1.Thực hiện Nhập phiếu chi (PC): Chỉ dùng cho phiếu chi tiền mặt

­         Bạn chọn chứng từ là PC rồi Enter, khi đó xuất hiện màn hình bạn điền đầy đủ thông tin Seri HĐ, Số HĐ. Nếu làm những PC cho những tờ hóa đơn không có Seri, Số hay Ngày HĐ,hay làm PC cho nội bộ chẳng hạn thì ở những ô này để trống và tại ô HD VAT phải để là X.Đến tại ô(Combobox) Ngày HĐ ta Enter thấy xuất hiện Form Thông tin khách hàng.

­         Form này dùng để nhập thông tin về khách hàng để in ra báo cáo thuế và in Chứng từ. Nếu bạn không nhập vào khi cập nhập vào HTKK cột thông tin khách hàng vào mặt hàng sẽ không có.

Mã KH : F1 tìm theo tên,F4 List danh sách mã. Nếu khách hàng này chưa có trong danh mục đối tượng pháp nhân thì bạn thêm mã cho đối tượng này bằng cách gõ mã vào rồi Enter khi đó Smart sẽ hỏi có muốn thêm hay không bạn chọn Yes để mở FORM khai báo thông tin khách hàng mà thêm.

­         Gán vào Textbox Mã ĐTPN : Nếu nhập là N thì Smart sẽ gán mã khách hàng trong form này vào mã ĐTPN nợ. Nếu là C thì gán vào mã ĐTPN có.

­         Nếu bạn thấy các thông tin trên form này đúng rồi thì nhấn Esc để đóng nó lại

­         * Chi tiền – Tài khoản nợ là tài khoản chi phí: Ví dụ: Bút toán Nợ: 6422,1331/ Có:1111

­         Số chứng từ là số phiếu chi, ngày chứng từ là ngày phiếu chi. Sau khi nhập tới ô Tổng tiền bạn Enter 2 lần. Smart sẽ lưu bút toán thứ nhất cho bạn. Nếu 1 phiếu chi có nhiều hóa đơn thì bạn cứ nhập tiếp, rồi chọn NEW (nhấn  F12) để chuyển sang phiếu chi mới, khi đó bạn muốn View Phiếu chi ra xem thì bạn nhấn phím View hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P trên màn hình nhập hoặc Ctrl + P  trong sổ chứng từ gốc.

­         Tại ô thành tiền hoặc tiền thuế nếu muốn sử dụng máy tính thì nhấn F1.

­         Tại ô YTCP Nợ (Yếu tố chi phí Nợ) dùng để theo dõi chi phí theo yếu tố ví dụ như điện,nước,điện thoại cho mỗi phòng ban…vv, mỗi phòng bạn đặt 1 mã.

­         Sau khi nhập xong bạn Click vào Mở KTSC để kiểm tra xem.

Chú ý : sau khi nhấn F12 bạn mới có thể Click vào View hoặc In được

* Nếu chi tiền – Tài khoản nợ là tài khoản công nợ như 331, 141 …thì nhập như sau.

Ví dụ: Bút toán Nợ:331,141/ Có:1111

Nếu tài khoản nợ là tài khoản công nợ thì bạn đưa mã khách hàng vào mã ĐTPN Nợ (Đối Tượng Pháp Nhân Nợ) để theo dõi công nợ (Phải trả là trả cho nhà cung cấp nào, chi tạm ứng là tạm ứng cho nhân viên nào), các thông tin khác bạn vẫn nhập bình thường.

3.1.2. Thực hiện nhập phiếu thu (PT)

Dùng thực hiện các nghiệp vụ thu tiền mặt dịch vụ mua bán, doanh thu tài chính …

Ví dụ :  Bút toán Nợ 1111/ Có 5111,515,711,33311

­         Số chứng từ là số phiếu thu, ngày chứng từ là ngày phiếu thu. Sau khi nhập tới ô Tổng tiền bạn Enter 2 lần. Smart sẽ lưu cho bạn. Nếu 1 phiếu thu có nhiều hóa đơn thì bạn xong hóa đơn 1 rồi Enter 2 lần để lưu bút toán (Hóa đơn 1) và tiếp tục nhập tiếp. xong thì nhấn F12 để chuyển sang phiếu chi mới đồng thời lưu chứng từ vừa mới nhập vào.

* Nếu thu tiền do khách hàng trả nợ:

Ví dụ : Bút toán là:  Nợ 1111/ có:131, 141

thì ta phải đưa đối tượng pháp nhân có vào để theo dõi công nợ (Phải thu là thu của ai, thu tạm ứng là tạm ứng của nhân viên nào)

Chú ý : sau khi nhấn F12 bạn mới có thể Click vào View hoặc In.

3.1.3. Thực hiện nhập chứng từ ngân hàng (CTNH)

Chừng từ này dùng cho nhập các  loại nghiệp vụ có liên quan đến Thu, Chi ngân hàng

- Cách nhập giống như các loại chứng từ trên nhưng khi định khoản đến tài khoản công nợ thì bạn điền đối tượng pháp nhân vào.

3.1.4. Thực hiện nhập Phiếu nhập kho (PNK)

Dùng thực hiện các nghiệp vụ nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm

Ví dụ : các định khoản   Nợ 156,152,1331/ Có 331,111 hoặc Nợ 155/ Có 154…

-          Nhập phiếu nhập cũng giống như nhập Phiếu Chi. chỉ khác ở chỗ là bạn phải đưa mã hàng hóa vào ô

VTHH Nợ để theo dõi nhập xuất tồn kho. Nếu phiếu nhập kho có nhiều mặt hàng thì khi tới ô Tổng tiền bạn Enter 2 lần sau đó Smart sẽ quay lại mã VTHH Nợ để bạn nhập tiếp mặt hàng nữa. Cứ như vậy khi nào xong thì bạn nhấn F12 để chuyển qua phiếu mới.

Trong trường hợp mã hàng hóa này chưa có thì bạn gõ mã hàng mới vào ô VTHH Nợ rồi Enter. Smart sẽ hỏi bạn có thêm hay không bạn chọn Yes để thêm. Màn hình để thêm vật tư hàng hóa như sau:

Trên màn hình này ghi thông tin của hàng hóa, nguyên liệu hay thành phẩm phát sinh mới, ghi mặc định đơn giá, thuế suất phần trăm chiết khấu để sau này bán hàng nó tự động hiểu không cần nhập lại.

Lưu ý trước khi thêm mã mới bạn nhấn F1 để tìm theo tên xem mặt hàng này có trong danh mục vật tư hàng hóa hay chưa. để tránh trường hợp 1 mặt hàng đặt thành 2 mã khác nhau.

- Nếu theo dõi theo nhiều kho thì bạn nhập mã kho vào ô [ĐTPN Nợ].

- Đối với nghiệp vụ đem tiền mặt đi mua hàng rồi nhập kho ngay thì bạn nhập vào Phiếu nhập kho. Khi đó dòng phiếu nhập kho sẽ có thêm cột SO_PC (số phiếu chi). Vì vậy phiếu nhập kho này cũng chính là phiếu chi.

3.1.5. Thực hiện nhập hóa đơn bán ra (HDBR), chiết khấu bán hàng và xuất kho (PXK)

Khi xuất kho Smart có 2 phương pháp .

Xuất kho ngay khi bán hàng (Có nghĩa là khi nhập hóa đơn bán ra Smart sẽ tự động xuất kho). Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị có loại hình thương mại.

 

Chú ý nếu theo dõi hàng hóa theo nhiều kho thì bạn nhập mã kho vào ô ĐTPN Có

Nếu áp dụng theo phương pháp này thì khi nhập hóa đơn bán ra người sử dụng phải nhập mã hàng xuất vào ô VTHH Có. đồng thời trong Danh Mục Các Loại chứng từ cột [Có VTHH] để là T vào cột [Có Xuất Kho] để là T. Như vậy khi nhập hóa đơn bán ra Smart sẽ tạo ra 3 bút toán là

Tài khoản nợ

Tài khoản có

131 511
632 156
131 33311

Sau khi nhập xong bạn vào sổ chứng từ gốc kiểm tra lại xem đúng không.

Sau khi nhập xong mặt hàng thứ nhất thì Smart sẽ tự động quay lại ô VTHH Có bạn nhập tiếp mặt hàng thứ 2 .cứ như vậy cho tới mặt hàng cuối cùng rồi nhấn F12 để chuyển sang chứng từ mới.

Chú ý nếu bút toán Nợ 632,Có 156 không thấy xuất hiện trong sổ chứng từ gốc . Thì bạn vào Cài đặt thông số kiểm tra lại giá trị tại dòng 12 (danh sách tài khoản doanh thu) . Nếu tài khoản doanh thu bạn đang sử dụng mà chưa khai báo trong cài đặt thông số thì Smart sẽ không xuất kho .

Chú ý : Nếu bạn chưa khai báo [danh sách tài khoản doanh thu] trong [cài đặt thông số] thì có thể dẫn đến việc Smart không tạo phiếu xuất kho và bút thuế giá trị gia tăng hạch toán không đúng. Khi mới cài đặt thì mặc nhiên là (’511′,’5111′,’5112′,’5113′,’5114′,’711′,’3387′) nhưng nếu bạn mở thêm chi tiết thì bạn phải khai báo thêm.

Chiết khấu bán hàng:

Tùy theo doanh nghiệp của bạn chiết khấu trước thuế hay sau thuế mà bạn làm như sau:

-          Chiết khấu trước thuế phần trăm theo từng mặt hàng: bạn vào Hệ thống danh mục => Danh mục chung => Các loại chứng từ tại cột có mã cột là Có Chiết Khấu  bạn nhấn F10 khai báo chữ T để bật chức năng chiết khấu trước thuế theo từng mặt hàng, khi đó trên màn hình HDBR xuất hiện 2 ô là  %CK (Phần trăm chiết khấu), tiền CK(tiền chiết khấu) để bạn điền vào như sau:

Khi đó bạn vào sổ chứng từ gốc smart cho bạn nhưng bút toán khi bạn nhập hóa đơn bán ra có chiết khấu như sau:

 

-          Chiết khấu trước thuế phần trăm trên tổng hóa đơn: cách nhập giống như hóa đơn bán ra, sau khi chọn hết mặt hàng xuất bán, bạn nhấn F5 Smart cho bạn màn hình để bạn nhập phần trăm chiết khấu:

-          Sau khi bạn nhập xong phần trăm chiết khấu => Nhấn Hạch toán => F12 để lưu hóa đơn bán hàng lại.Sau đó bạn vào sổ chứng từ gốc kiểm tra lại hạch toán.

Thông thường phần mềm sẽ làm PXK cho bạn khi nhập HDBR, nhưng bạn có thể xuất kho bằng PXK

Xuất kho bằng cách nhập phiếu xuất kho (do người sử dụng nhập). Những đơn vị làm xây dựng thì bắt buộc phải sử dụng phương pháp này.

Chú ý khi nhập phiếu xuất kho thì chỉ cập nhật số lượng. Không cần nhập đơn giá thành tiền. Cuối tháng xử lý lại đơn giá theo phương pháp đánh giá hàng tồn kho mà bạn chọn.

3.1.6. Thực hiện nhập Phiếu nhập kho nhập khẩu (PNKNK) và bút toán khấu trừ GTGT hàng nhập khẩu

Khi có tờ khai hải quan bạn nhập kho hàng hóa như sau.

Bạn chưa nhập thuế GTGT mà chỉ nhập thuế nhập khẩu.

Tại ô TS NK (Thuế suất nhập khẩu) bạn nhập thuế nhập khẩu vào.

Tại ô Seri HĐ bạn nhập TKHQ   để tiện theo dõi sau này bạn vào sổ chứng từ gốc đứng ở cột Seri hóa đơn lọc TKHQ thì sẽ ra toàn bộ phần nhập kho nhập khẩu

Tại ô Số HĐ bạn nhập số tờ khai hải quan.

Tại ô HD VAT bạn nhập X.

Sau khi nhập xong bạn vào trong Sổ chứng từ gốc sẽ thấy như sau.

 

SO_HD

DIENGIAI

TKNO

TKCO

TTVND

112233 NHẬP KHO THEO TỜ KHAI HẢI QUAN SỐ 112233 1561 3311

36,000,000

112233  Thuế nhập khẩu TKHQ số : 112233,01/01/09 1561 3333

9,000,000

Tổng

45,000,000

Như vậy mỗi một mặt hàng sẽ có 2 dòng tương ứng . (Tiền hàng và tiền thuế nhập khẩu)

Khi nộp thuế nhập khẩu.

Lưu ý tại ô ĐTPN Nợ bạn nhập TK12345

Nếu bạn khai báo tài khoản 3333 là tài khoản công nợ thì theo cách nhập trên bạn sẽ biết được số dư 3333 của từng tờ khai . Điều này rất tiện lợi bởi như vậy chúng ta sẽ biết được tờ khai nào đã nộp thuế nhập khẩu tờ khai nào chưa nộp thuế nhập khẩu.

Khi nộp thuế GTGT nhập khẩu bạn hạch toán đồng thời hai bút toán sau.

- Nộp tiền thuế GTGT của tờ khai nhập khẩu:

 

Hạch toán để khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu

Lưu ý tại ô HD VAT bạn nhập NK để biết đây là thuế GTGT nhập khẩu

Tại ô Thông Tin Khách Hàng bạn điền đầy đủ thông tin Mã KH, Tên KH, Địa Chỉ, Mặt Hàng, để qua báo cáo thuế mới có thông tin.

Tại ô Mã ĐTPN có bạn nhập là TK12345 để Smart theo dõi thuế GTGT của từng tờ khai.

Nếu tài khoản 33312 bạn khai báo là tài khoản công nợ trong cài đặt thông số thì bạn sẽ biết được tờ khai nào chưa nộp thuế GTGT tờ khai nào đã nộp. Điều này rất quan trọng. Bởi khi xếp bạn hỏi mình còn nhưng tờ khai nào chưa nộp thuế GTGT. chỉ việc chọn mục Sổ công nợ => In tổng hợp công nợ theo tài khoản => gõ tài khoản cần in là 33312 bạn sẽ có ngay kết quả.

3.1.7.Thực hiện hạch toán hàng trả lại (HTHTL)

Bạn chỉ việc nhập vào loại chứng từ là Nhập kho hàng trả lại (NKHTL) chương trình sẽ mở form hạch toán hàng trả lại như sau:

- Tại ô Tên database thì mặc nhiên là database hiện hành

- Tại ô mã khách hàng bạn nhấn F4 để chọn. Nếu muốn tìm theo tên thì nhấn F1.

- Tại ô Số HĐ bạn chọn số hóa đơn khách hàng trả lại bằng cách nhấn F4,nếu nhấn F4 mà không thấy gì thì bạn gõ số HĐ cần trả vào.

- Nhập lại tài khoản trả lại và tài khoản có cho đúng

- Mặt hàng nào có trả thì gõ số lượng trả vào cột số lượng . Còn mặt hàng nào không trả thì nhập số lượng là 0.

- Click vào nút Hạch toán.

- Mở Sổ chứng từ gốc lên kiểm trả lại (KTSC).

Chú ý : Đối với những hóa đơn trả lại ở database năm trước thì bạn phải làm bằng tay như sau:

-          Bạn vào màn hình nhập phát sinh chọn PKT làm bút toán hạch toán giảm doanh thu : Nợ 531/Có 131,111…

-          Tiếp theo bạn cũng vào PKT làm bút toán giảm thuế : Nợ 33311/Có 131,111…

-          Đồng thời bạn phải làm phiếu nhập kho (PNK) nhập lại số hàng trả về và giảm giá vốn hàng bán : Nợ 155,156/Có 632.

Phương pháp này chỉ áp dụng đối với những hóa đơn mà bên mua trả lại không xuất lại hóa đơn, còn những hóa đơn mà bên mua hàng xuất lại hóa đơn cho bạn thì bạn chỉ căn cứ vào HĐ đó để nhập kho coi như hóa đơn mua vào

3.1.8. Thực hiện Phiếu nhập, xuất gia công (PNKGC,PXKGC)

Chừng từ này dùng cho nhập kho và xuất kho gia công

Phiếu nhập kho gia công:

Chú ý khi nhập kho gia công xong bạn vào Sổ Chứng Từ Gốc xem thì sẽ thấy Smart ghi là (Nợ 002, Có 000). Bạn đừng thắc mắc tại sao lại ghi có 000. Bởi vì khi xử lý Smart sẽ không sử lý đến tài khoản là 000 .

Xuất kho gia công

Khi xuất kho gia công thì bạn nhập tài khoản nợ là 000 , tài khoản có 002, nhập mã vật tư hàng hóa và [VTHH có]

3.1.9. Thực hiện Phiếu phân bổ chi phí mua hàng (PBCP)

 3.1.9.1. Phân bổ chi phí mua hàng cho từng phiếu nhập kho

Chứng từ này dùng phân bổ chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho

Ví dụ:  Đơn vị bạn mua một lô hàng nhập khẩu. Sau khi hàng về cảng thì đơn vị bạn thuê công ty vận chuyển ABC để vận chuyển về kho. Khi đó bạn muốn phân bổ chi phí vận chuyển này cho lô hàng nhập khẩu thì bạn làm như sau:

- Vào nhập phát sinh chọn phiếu PBCP (Phân bổ chi phí mua hàng).

Xuất hiện màn hình nhập cho bạn.

+ TH1: Nếu chi phí mua hàng bạn đưa trực tiếp vào 1561,1521 luôn thì bạn nhập bình thường như PC hoặc PKT khác, gõ Seri,số HD,ngày HD,Thông tin KH, những hóa đơn mà không có thuế thì để trống và ô HD VAT thì để X

+ TH2: Nếu bạn đưa hết chi phí mua hàng vào 1562 và từ 1562 bạn mới phân bổ sang 1561,1521:

Trong trường hợp này thì những hóa đơn mua chi phí mua hàng bạn đã nhập ở những phiếu khác như là PC hoặc PKT, sau đó bạn tập hợp lại và đem phân bổ.

-Bạn cũng vào phiếu PBCP, phần Seri,số,ngày HĐ bạn bỏ trống, Ô HD VAT bạn để là X, TK nợ là 1561,1521 và TK có là 1562, bạn gõ số tiền cần phân bổ vào:

 

Khi nhập xong nhấn F12 thì Smart sẽ hiện lên một form cho phép bạn phân bổ hóa đơn này cho phiếu nhập kho nào.

-Đầu tiên bạn sẽ nhìn thấy phần mềm sẽ list ra cho bạn danh sách CPPB và danh mục tất cả những PNK, bạn chỉ việc click chuột lên danh sách chi phí phân bổ, tiếp theo bạn chọn tiêu chí phân bổ,phần mềm có 2 tiêu chí phân bổ là phân bổ theo giá trị và số lượng. Sau đó bạn nhấp chuột chọn PNK nào bạn muốn phân bổ và nhấn F3 (Chọn/bỏ chọn),ở cột Có PB sẽ xuất hiện chữ T, nếu bạn muốn PB cho nhiều PNK thì chọn PNK tiếp theo và nhấn F3. Bước tiếp theo bạn click chọn vào nút PHÂN BỔ phần mềm sẽ tự động phân bổ chi phí cho bạn,

- Sau khi bạn thực hiện thành công PBCP,bạn nhìn lên danh mục chi phí PB những phiếu PBCP bạn đã phân bổ rồi PM sẽ tự động xóa khỏi danh sách, những phiếu còn lại là những phiếu chưa được phân bổ. Nếu muốn PB tiếp thì bạn tiếp tục chọn để PB nhé.

Sau khi phân bổ xong bạn vào sổ chứng từ gốc kiểm tra lại xem đúng chưa nhé.

3.1.9.2. Phân bổ chi phí mua hàng theo tháng.

- Phương pháp này áp dụng trong trường hợp bạn phân bổ chi phí mua hàng cho tất cả các PNK, PNKNK, PNKNL trong 1 tháng

- Trước đó toàn bộ chi phí mua hàng bạn đã đưa vào TK 1562…,

- Để phân bổ chi phí mua hàng theo tháng bạn vào Menu chính chọn Xử lý cuối tháng, Ở Menu con bạn chọn mục 14. Phân bổ chi phí mua hàng theo tháng.

Sau khi chọn phần mềm sẽ xuất hiện cho bạn From dưới đây:

- Đầu tiên bạn chọn tháng để phân bổ. Tiếp theo ở ô chứng từ nhập bạn nhập bạn để tên phiếu mà bạn đã dùng để nhập kho, giả xử là PNK, PNKNK, hay PNKNL… Nếu bạn để ở ô này là PNK thì chi phí sẽ phân bổ cho những phiếu PNK, nếu bạn để là  PNKNK thì chi phí sẽ phân bổ cho những phiếu PNKNK, nếu bạn để là PNKNL thì sẽ phân bổ cho những phiếu PNKNL

- Đến ô TK nợ bạn gõ TK mà bạn cần phân bổ vào. VD 1561, 1521…,

- Đến ô TK có bạn gõ TK mà bạn đem đi phân bổ. VD 1562…

- Ô số tiền PB bạn gõ số tiền bạn muốn phân bổ vào và chọn ngày bạn muốn hạch toán.

- Xuống dưới tại ô Tùy chọn các loại chứng từ, ở ô này có 2 tùy chọn cho bạn đó là Phân bổ cho 1 loại chứng từ Phân bổ cho nhiều loại chứng từ, Nếu bạn chỉ phân bổ cho những phiếu nhập kho mà bạn đã chọn ở ô chứng từ nhập thì ở mục này bạn chọn vào mục thứ nhất, còn bạn muốn phân bổ chi phí cho nhiều phiếu như PNK,PNKNK,PNKNL,… thì bạn chọn vào mục thứ 2, có nghĩa là chi phí mua hàng sẽ được phân bổ cho tất cả các phiếu này.

- Tiếp theo đến ô Chọn cách phân bổ, bạn chọn các tiêu chí phân bổ là theo giá trị hoặc số lượng

- Sau cùng bạn bấm Xử Lý phần mềm sẽ tự động phân bổ cho bạn, sau khi xử lý phân bổ xong bạn vào sổ chứng từ gốc để xem kết quả, bạn sẽ thấy những phiếu phân bổ có tên là PBCP_NK.

3.1.10. Thực hiện nhập ủy nhiệm chi

Nhập Ủy Nhiệm chi cũng bình thường như các chứng từ khác. Chỉ có điều khi bạn nhập đến ô diễn giải smart cho bạn 1 màn hình trên màn hình này bạn điền các thông số liên quan đến bên trả tiền và bên nhận tiền. Tại các ô mã đơn vị trả tiền và mã đơn vị nhận tiền  bạn nhấn F1 để tìm theo tên,F4 tìm theo mã. Bạn muốn in UNC này thì sau khi lưu chứng từ bạn vào Sổ chứng từ gốc tìm đến phiếu UNC này và bấm Ctrl + P

3.1.11. Thực hiện nhập Phiếu kế toán

Chứng từ này dùng để nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác các nghiệp vụ kinh tế trên chẳng hạn như: trích lương, phải trả nhà cung cấp, các bút toán điều chỉnh, … v.v

3.1.12. Thực hiện nhập trích khấu hao tài sản cố định (TSCD) và chi phí chờ phân bổ(CPCPB)

3.1.12.1. Nhập và trích tài sản cố định : Chức năng trích khấu hao tự động bằng phần mềm

- Trong quá trình nhập chứng từ liên qua đến tài sản cố định chẳng hạn như chi tiền mặt mua tài sản cố định smart sẽ xuất hiện màn hình để bạn khai báo tài sản cố định hoặc bạn vào B. Lương ,TSCĐ,CPCPB => Tài sản cố định  => 1.Danh mục tài sản cố định để khai báo tài sản.

Bạn vào mục Lương,TSCD,CP CPB => Tài sản cố định  => 1.Danh mục tài sản cố định

-          Tại cột STT (số thứ tự) bạn gõ số thứ tự theo từng tài sản

-          Cột Mã TS (mã tài sản) bạn gõ mã tài sản vào, mỗi tài sản bạn đặt cho nó 1 mã để phần mềm phân biệt được từng loại tài sản giống như mã hàng hóa vậy, Chú ý khi khai mã TS thì không được để mã trùng nhau, mã không có ký tự đặc biệt (@,$,#,-,…), không có dấu tiếng việt…

-          Cột tên tài sản dùng để gõ tên tài sản vào,

-          Đến cột số lượng và đơn vị tính bạn gõ số lượng và đơn vị tính vào để theo dõi, ở 2 cột này bạn không gõ gì cũng được.

-          Cột Có KH (có khấu hao) bạn điền chữ C (chữ in), nếu bạn không điền chữ C thì phần mềm chỉ theo dõi chứ không trích.

-          Cột TKTS (tài khoản tài sản) bạn gõ tài khoản tài sản vào, VD 2111,2113….

-          Cột TKCP (tài khoản chi phí) bạn gõ tài khoản chi phí vào để phần mềm hạch toán chi phí, VD 6424,6428,154…

-          Cột TKHM (tài khoản hao mòn) bạn nhập tài khoản hao mòn, VD 2141,2412…

-          Cột ĐT sử dụng bạn sử dụng cho bộ phận nào thì gõ tên bộ phận đó vào, ở ô này bạn để trống cũng được

-          Cột Nguyên Giá bạn nhập nguyên giá của tài sản cố định .

-          Đến cột ngày mua, ngày bán, ngày trích thì bạn chỉ nhập ngày mua và ngày trích, còn khi thanh lý tài sản thì bạn mới điền ngày bán. Chú ý khi điền ngày bán vào thì phần mềm sẽ không trích khấu hao cho tài sản này.

-          Cột Thời gian khấu hao bạn nhập thời gian khấu hao của tài sản vào. Chú ý phần mềm trích khấu hao theo tháng nên tài sản mà đang có thời gian trích khấu hao theo năm thì bạn phải quy đổi ra tháng để nhập vào phần mềm

-          Cột KH 1 tháng: Vì phần mềm trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng nên bạn sẽ lấy nguyên giá chia cho thời gian khấu hao sẽ ra khấu hao 1 tháng, bạn tự chia và nhập vào đây nhé.

-          Cột Lũy kế khấu hao đầu năm: Đối với những tài sản mà bạn đã trích khấu hao từ những năm trước thì ở đây bạn nhập số lũy kế vào. Còn những tài sản mà bạn bắt đầu trích trong năm hiện hành thì ở ô này bạn để bằng 0.

-          Cột Giá trị còn lại đầu năm: Giá trị của ô này bằng nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn lũy kế.

-          Cột Mã YTCP: Cột này dùng để gán Mã YTCP vào tài khoản chi phí, VD đơn vị của bạn theo dõi chi phí theo YTCP khi bạn để mã YTCP vào ô này thì lúc hạch toán khấu hao phần mềm sẽ tự gán mã YTCP vào cho bạn (cột này bạn chỉ sử dụng khi bạn theo dõi theo YTCP còn không thì bạn để trống)

-          Cột Mã C.trình (Mã công trình) : Cột này cũng dùng để gán Mã CT vào tài khoản chi phí khi nếu bạn muốn đưa chi phí khấu hao này vào chi phí công trình, giả sử bạn theo dõi chi phí theo từng công trình, tài khoản chi phí bạn để là 154 thì khi xử lý khấu hao Mã CT sẽ tự động gán vào theo tài khoản này.(Cột này chỉ sử dụng khi bạn muốn đưa chi phí khấu hao vào chi phí cho công trình đối với những công ty xây dựng còn không thì bạn để trống)

-          Bạn chỉ khai những cột đã nêu ở trên còn những cột còn lại bạn không cần quan tâm đến.

Chú ý : Khi bạn nhập phát sinh, nếu có dấu hiệu tăng tài sản thì phần mềm sẽ hỏi bạn có muốn thêm vào danh mục tài sản không, có nghĩa là khi bạn nhập đến TK Nợ là TK 2111, 2113 chẳng hạn ->Enter, thì phần mềm sẽ xuất hiện 1 bảng dưới đây:

Tại bảng này bạn cũng khai tương tự như bảng mà ta đã khai trong danh mục tài sản cố định thì phần mềm sẽ cập nhật vào trong danh mục TS, nếu bạn không muốn khai trực tiếp ở màn hình nhập phát sinh thì bạn có thể chọn bỏ qua, hoặc khi nhập đến TK Nợ là TK tài sản thì thay vì nhấn Enter thì bạn nhấn phím Tab để bỏ qua. Sau đó bạn vào danh mục tài sản cố định để khai.

-          Sau khi khai báo xong chọn tiếp 2.Xử lý khấu hao.

-Sau khi xử lý khấu hao xong vào lại 3.Bảng khấu hao TSCĐ sau khi xử lý. kiểm tra lại cho chắc cú.

 

-Nếu kiểm tra thấy OK rồi thì chọn tiếp mục 4.Hạch toán khấu hao vào KTSC .Khi đó Smart sẽ tự động hạch toán (Nợ 641,642…, Có 2141) trong sổ chứng từ gốc.

-Khi in báo cáo chọn mục 5.In bảng khấu hao tài sản cố định.

3.1.12.2. Nhập và hạch toán chi phí chờ phân bổ

Ở danh mục chi phí chờ phân bổ bạn nhập tương tự như với bên danh mục tài sản cố định

- Chỉ khác ở chỗ trong danh mục chi phí chờ phân bổ không có cột TK tài sản

- Ở cột tài khoản hao mòn bạn để là 1421 hoặc 242

- Khi nhập phát sinh khi nhập đến TK Nợ là 1421, 242 thì phần mềm cũng xuất hiện bảng để bạn khai chi phí chờ phân bổ vào danh mục chi phí chờ phân bổ, bạn có thể bỏ qua ở bảng này hoặc nhấn Tab khi nhập đến TK nợ là 1421,242, sau đó vào danh mục chi phí chờ phân bổ khai.

3.2. Xem và sửa dữ liệu

3.2.1.Chứng năng lọc F7 

Lọc và tìm kiếm dữ liệu là điều không thể thiếu ở bất kỳ phần mềm kế toán nào. Smart cung cấp cho bạn một công cụ lọc rất tiện ích và mạnh mẽ. Bạn có thể lọc được bất kỳ thứ gì có trong dữ liệu của bạn.

Ví dụ 1: Vào sổ chứng từ gốc

Lọc hóa đơn bán ra số 0150845 (Lọc với 1 điều kiện)

Cách lọc

Đưa con trỏ tới cột [số hóa đơn] nhấn phím F7. Chọn dòng [2.Chứa] rồi Enter.

- Sau khi Enter xong bạn gõ tiếp là 0150845 vào textbox bên cạnh rồi Enter 2 lần. Sau khi Enter xong Smart sẽ hiển thị số hóa đơn đó cho bạn.

Chú ý khi muốn quay lại bảng ban đầu nhấn F7 -> Esc . Smart sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu.

Ví dụ 2 : Lọc phiếu chi của tháng 1 và tài khoản nợ là 6428 (Lọc với nhiều điều kiện)

-          Đưa con trỏ tới cột [Loại chứng từ] nhấn F7 -> chọn mục chứa rồi Enter -> Nhập vào PC rồi Enter 2 lần.

-          Đưa con trỏ tới cột [Ngày chứng từ] nhấn F7 -> chọn [Tháng trong cột] rồi Enter -> chọn mục 2.  –> Enter rồi nhập là 1 -> Enter 2 lần.

 

-          Đưa tiếp con trỏ ra cột [tài khoản nợ] nhấn F7 => chọn mục bằng => Enter => nhập 6428 =>Enter 2 lần =>xong

Sau khi lọc xong Smart sẽ trả về dữ liệu theo điều kiện bạn lọc đúng cho bạn.

chú ý nếu muốn hiển thị lại toàn bộ dữ liệu thì nhấn phím F7 rồi nhấn tiếp phím Esc

Ví dụ 3 . Lọc Phiếu chi và Phiếu nhập kho.

- Đưa con trở tới cột loại chứng từ gốc nhấn phím F7 => chọn mục [chứa] => Enter => nhập PC =>Enter

- Sau khi bạn nhập chữ PC rồi Enter con trỏ sẽ nhảy sang ô nhỏ bên cạnh. Tại đây bạn nhấn tiếp phím Space thì phần “Nối với điều kiện” bên trên sẽ được chuyển qua Hoặc bạn Enter tiếp. xong phần thao tác này thì Smart sẽ chỉ hiển thị Phiếu chi trên màn hình

- Tiếp đến bạn lại nhấn F7 tiếp chọn mục Chứa rồi Enter nhập PNK rồi Enter 2 lần ->xong. Lúc này Smart sẽ hiển thị trên màn hình là phiếu chi và phiếu nhập kho

3.2.2.Bảng quản trị dữ liệu F8

Quản trị bảng dữ liệu là một chức năng dùng để phân tích dữ liệu,chỉnh sửa dữ liệu rất mạnh. Nếu bạn sử dụng Smart mà không biết sử dụng chức năng này thì bạn bỏ tiền ra mua Smart thật lãng phí.

F8.1 Đếm những dòng đã chọn : Sau khi lọc bằng chức năng F7 xong bạn muốn biết có bao nhiêu dòng? Nhấn F8 rồi đưa vệt sáng đến “1. Đếm những dòng đã chọn” gõ Enter . Smart sẽ cho bạn kết quả.

F8.2 Tính tổng của những dòng đã chọn : Sau khi lọc bằng F7 xong , nhấn F8, di chuyển vệt sáng đến “2. Tính tổng của những dòng đã chọn” gõ Enter.

F8.4 Thay giá trị trong cột của những dòng đã chọn:

Chú ý : Chức năng này dùng để thay thế hàng loạt mà không undo được vì vậy Trước khi sử dụng chức năng này bạn lên lưu dữ liệu ra một file phòng hờ trước vì nếu bạn lỡ tay thay lộn thì hậu quả rất nghiêm trọng. Không có cách nào lấy lại dữ liệu được đâu.

Muốn thay dữ liệu ở cột nào thì đưa vệt sáng đến cột đó, rồi nhấn F8. di chuyển vệt sáng đến “4. Thay thế giá trị trong cột của những dòng đã chọn” gõ Enter, SMART sẽ hiện ra “Biểu thức thay” cho ta gõ giá trị cần thay thế vào. (nếu là dữ liệu loại chữ thì phải để trong dấu nháy ‘   ‘ ,nếu là dữ liệu loại số thì không cần.)

Ví dụ : Sau khi bạn lọc tất cả tài khoản nợ là 133 muốn thay dòng diễn giải thành 1331

Nhấn F8 -> Chọn mục 4 -> Enter gõ biểu thức sau :  ‘1331’ -> OK -> YES…

F8.5 In báo cáo sự lựa chọn bât kỳ

Chức năng này dùng để in báo cáo nhanh theo ý muốn của người sử dụng. Sau khi lọc bằng F7 xong bạn muốn in kết quả đã lọc thì nhấn F8 Chọn mục 5. Enter

Bạn dùng phím Space để chọn danh sách cột in. Gõ tiêu đề báo cáo vào ô tiêu đề nếu muốn. Nếu muốn bỏ cột nào thì Click chuột sang List box Danh sách cột in ra cũng nhấn phím Space để bỏ. Sau khi chọn danh sách cột in xong Click Ok để in. Chương trình sẽ chuyển ra Excel cho bạn.

F8.6 Đánh dấu những dòng đã chọn

Chức năng này có tác dụng đánh dấu hàng loạt những dòng đã chọn. Sau khi đánh dấu xong bạn nhớ bỏ đánh dấu đi  để sau này xóa đở lộn.

Vd: dùng F7 lọc những dòng có loại chứng từ là “PT”, muốn đánh dấu để xoá đi. Dùng F8 chọn “6. Đánh dấu những dòng đã chọn” gõ Enter. Những dòng này sẽ được đánh dấu bằng một ký tự “A” ở cột “Đánh dấu” trong KTSC.

Sau khi đánh dấu xong muốn lọc những dòng đã chọn thì gõ F8->Chọn mục C.Lọc những dòng đã đánh dấu

F8.7 Thôi đánh dấu những dòng đã chọn

Sau khi đánh dấu để tiện việc kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu xong. Để chánh sai sót làm đè dữ liệu hoặc xóa mất dữ liệu, bạn lên bỏ chế độ đánh dấu đi.

Nhấn F8 chọn mục “7.Thôi đánh dấu những dòng đã chọn” gõ Enter

F8.B Xóa những dòng đã chọn

Chú ý : Trước khi xóa nên lưu ra file phòng hờ trước

Sau khi lọc bằng F7 xong, dùng F8.6 đánh dấu. Tiếp tục dùng F8.B để xóa dữ liệu. Sau khi gõ Enter bạn sẽ thấy một thông báo xuất hiện. Kiểm tra lại một lần nữa trước khi xóa.

Nhấp “OK” SMART sẽ hỏi bạn lần cuối “Yes” hay “No”, nếu muốn xóa thì chọn “Yes”, không thì chọn “No”.

F8.C Lọc những dòng đã đánh dấu

Sau khi đánh dấu xong . Bạn muốn lọc những dòng đánh dấu thì nhấn F8 -> chọn mục C.lọc những dòng đánh dấu

F8.D In bảng dữ liệu theo subtotal

Nếu bạn đã từng In báo cáo dạng Subtotal trong Excel thì chức năng này cũng tương tự như vậy

Sau khi lọc bằng F7 xong muốn in dữ liệu từ kết quả đã lọc nhấn F8 chọn mục D. . .  Enter

Dùng phím F1 trên bàn phím chữ để chọn biểu thức gộp, Dùng phím Space để chọn danh sách cột in

Sau khi Click Ok . Chương trình sẽ in ra như sau. Cứ hết 1 số hóa đơn Chương trình sẽ cộng lại.

F8.E Sao những dòng đã chọn ra bảng khác

Chức năng này dùng để lưu dữ liệu ra một database Access, Excel hoặc file XML

Sau khi đã lọc bằng F7 xong . Bạn muốn lưu dữ liệu bạn đã lọc ra một file khác thì bạn nhấn F8 chọn mục E

- Nếu lưu ra database Access thì tên database có đuôi là mdb còn nếu lưu ra Excel thì Ten database có đuôi là Xls

Ví dụ trên lưu dữ liệu là toàn bộ PC ra file Excel ABC và tên bảng là ABC bạn làm như sau:

-          Dùng chức năng F7 lọc toàn bộ PC ma ta có,

-          Sau khi lọc xong bạn nhấn F8 chọn mục E ->Sao những dòng đã chọn qua bảng khác. Phần mềm sẽ xuất hiện bảng như hình dưới

-          Bạn chọn loại file để lưu ra, giả xử chọn là Lưu ra Excel 2003 chẳng hạn

-          Tiếp theo bạn chọn thư mục lưu, bạn tìm đến đường dẫn để lưu file này và chú ý phải đặt tên cho file, giả xử đặt là ABC.

-          Sau khi đã chọn thư mục lưu file này, bạn click chọn OK –> YES.

F8 F. Bổ sung dữ liệu vào bảng này từ bảng khác

Chức năng này dùng để bổ sung dữ liệu từ một bảng khác của SQL,Access,Foxpro,Excel vào bảng này. Chức năng này thường được sử dụng để đẩy dữ liệu từ Excel vào phần mềm. Để bổ sung vào được thì Cấu trúc các bảng trong nguồn dữ liệu phải có cùng cấu trúc dữ liệu với bảng này trong phần mềm. Ví dụ bạn bổ sung file excel sau vào phần mềm.

 

LCTG SOCT NGAYCT DIENGIAI TKNO TKCO TTVND
PKT 1 31/01/08 Phải trả lương văn phòng tháng 1 6421 334 10,000,000
PKT 1 28/02/08 Phải trả lương văn phòng tháng 2 6421 334 10,000,000
PKT 1 31/03/08 Phải trả lương văn phòng tháng 3 6421 334 10,000,000

Nếu data trong cột kiểu là Số (Number) thì không được để trống mà phải để là 0. Thứ tự sắp xếp cột trong Excel không cần phải giống trong Smart . Chỉ cần đúng mã cột .Bạn Click vào Từ file để chọn file. Tiếp theo trong ô [File of  type] chọn Excel file . Rồi chọn file Excel mình muốn bổ sung. OK -> XONG

-          Ví dụ : Giả xử bây giờ bạn muốn bổ sung file Excel ABC mà lúc nãy vào sổ chứng từ gốc bạn làm như sau:

-          Bạn mở Sổ Chứng Từ Gốc lên nhấn F8 chọn muc F -> Bổ sung dữ liệu vào bảng này từ bảng khác -> Nhấn Enter xuất hiện bảng như hình bên dưới

-          Bạn chọn file nguồn để tìm đến file Excel ABC cần đưa vào. Chú ý tên bảng là tên Sheet của file Excel bạn cần đưa vào.

-          Bạn chon loại data nguồn là Từ file Excel (*.xls) -> Chọn bổ sung vào cuối bảng -> OK -> YES và chờ phần mềm bổ sung vào và bạn mở Sổ Chứng Từ Gốc ra xem.

F8=>G chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa

F8.=>H chuyển dữ liệu trong cột sang chữ thường

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ thường

F8.=>I chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa ký tự đầu

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa của kỳ tự đầu tiên.

Ví dụ : nguyễn văn nhật -> Nguyễn Văn Nhật

F8.=>J chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa ký tự đầu (một chữ)

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa của kỳ tự đầu tiên của chữ đầu tiên

Ví dụ : nguyễn văn nhật -> Nguyễn văn nhật

F8.=>L chuyển dữ liệu từ Vni Dos sang Unicode

Thường chức năng này có tác dụng chuyễn những dữ liệu từ Fox for Dos Sang Unicode

F8.=>M Tìm chữ trong cột và thay thế bằng chữ khác

Thường sử dụng chức năng này trong các cột như Tên khách hàng,Diễn giải để thay thế hàng loạt đỡ mất thời gian. Tuy nhiên nó cũng rất nguy hiểm nếu bạn thay nhầm. Vì vậy trước khi thay hãy lưu dữ liệu sang file phòng hờ trước.

Ví dụ . Trong cột tên khách hàng bạn muốn thay toàn bộ chữ   [XD & TM] bằng [xây dựng và thương mại] thì bạn chọn F8 ->M . rồi nhập như hình dưới

F8.=>P Bổ sung dữ liệu vào cột từ file Excel

Chức năng này giống như một hàm Vlookup của Excel .

Ví dụ trong danh mục tài khoản Có 3 cột Matk (Mã tài khoản),Tentk (Tên tài khoản – Tiếng Việt),Tentk_e (Tên tài khoản – Tiếng Anh)

Nhưng Tentk_e chưa có . Trong khi đó bạn có cột Tentk_e trong Excel bạn muốn bổ sung vào Smart căn cứ theo mã tài khoản thì bạn làm như sau.

vào Danh mục tài khoản nhấn F8 chọn mục P

3.2.3.Sửa chứng từ và gộp chứng từ (Ctrl + G)

3.2.3.1 Sửa chứng từ

- Sau nhập dữ liệu xong nếu bạn phát hiện sai sót thì bạn mở Sổ Chứng Từ Gốc. Bạn dùng chức năng F7 để lọc dữ liệu.

- Sau khi lọc xong nhấn F10 sau đó bạn sửa bình thường.

- Nếu muốn xóa dòng bạn quét vào dòng đó rồi nhấn Delete,sau đó nhập số dòng xóa vào ô nhỏ phía dưới và chọn OK để xóa.

- Nếu sửa lại mà đơn giản ví dụ như diễn giải hay số hóa đơn thì bạn cứ đưa con trỏ tới ô đó nhấn F2 sửa bình thường.

- Nếu sửa liên quan đến số lượng, đơn giá, thành tiền thì bạn nhấn F12 để Smart mở lên form sửa.

trên form sửa này bạn thấy sai mã hàng thì thì bạn có thể nhấn F1 để tìm theo tên giống như trên màn hình nhập. hoặc nếu sai số lượng thì bạn có thể nhập lại số lượng . sau khi nhập xong bạn click vào nút Tổng để xem nếu thấy đúng bạn click vào nút Save thì Smart sẽ cập nhật ngược lại sổ chứng từ gốc.

3.2.3.2. Gộp chứng từ (Ctrl + G)

Chức năng gộp chứng từ (Ctrl + G):

Ctrl + G. Gộp bảng dữ liệu theo biểu thức.

Nếu bạn hay cần phân tích dữ liệu là Ctrl + G là chức năng gộp trong sổ chứng từ gốc rất lợi hại sẽ giúp bạn ra báo cáo rất nhanh.

Ví dụ. Bạn muốn in báo cáo nhanh của tất cả phiếu nhập kho mà trong đó mỗi hàng là một phiếu nhập kho. Bao gồm Số chứng từ,Ngày chứng từ,Tài khoản Nợ,Tài khoản có, Thành tiền.

Cách làm như sau.

Vào sổ chứng từ gốc nhấn Ctrl + G . Dùng phím Space chọn LCTG,SOCT

Nhấn Xử Lý . Chương trình sẽ gộp sổ chứng từ gốc lại theo danh sách cột gộp. Và mở sổ chứng từ gốc sau khi đã gộp. Sổ chứng từ gốc gộp là bảng nháp. bạn có thể sửa trong này thoải mái.

Sau đó nhấn F8 chọn mục 5 để chọn danh sách cột in

4. XỬ LÝ CUỐI THÁNG, XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH

4.1.Xử lý cuối tháng

-          Xử lý lại đơn hàng tồn kho: Theo phần mềm nếu bạn theo dõi hàng tồn kho theo phương pháp BQGQ thì lúc xuất kho phần mềm chỉ xuất cho bạn số lượng mà chưa có đơn giá, thành tiền, chính vì vậy vào cuối tháng hoặc tại thời điểm xuất bạn phải xử lý lại đơn giá bình quân để phần mềm tính lại đơn giá thành tiền cho bạn

-          Để tính lại đơn giá bình quân vào cuối tháng bạn vào Menu chính chọn E. Xử lý cuối tháng, sau đó chọn 05. Xử lý lại đơn giá (BQGQL) nếu bạn theo dõi 1 kho, chọn 07. Xử lý lại đơn giá (BQGQL) – Nhiều kho  nếu bạn theo dõi hàng hóa theo nhiều kho. Vào trong mục này bạn chỉ việc chọn tháng, chọn TK sau đó bấm xử lý là OK (chú ý chọn tháng 0 để xử lý cả năm)

-          Để tính lại đơn giá bình quân tại thời điểm xuất bạn vào E. Xử lý cuối tháng, chọn 08. Xử lý lại đơn giá (BQGQT) chọn tháng và tài khoản để xử lý.

-          Nếu bạn theo dõi nhiều kho trong kỳ bạn có bút toán chuyển kho thì cuối tháng phải xử lý lại đơn giá bình quân chuyển kho. Bạn vào E. Xử lý cuối tháng, chọn mục 18. Xử lý đơn giá BQGQL – chuyển kho, bạn cũng chọn tháng, tài khoản rồi xử lý.

-          Nếu bạn đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước (NTXT), nhập sau – xuất trước (NSXT), thực tế đích danh (HT) thì không phải xử lý lại đơn giá xuất kho.

-          Kết chuyển 62.. qua 154 tự động bằng Smart (Dành cho kế toán sản xuất và kế toán xây dựng):

  • Cách kết chuyển 62.. qua 154 bên kế toán xây dựng: bạn vào   E. Xử lý cuối tháng => 09. Kết chuyển chi phí (62…) theo từng công trình ở mục này bạn chọn tháng, mục tương ứng để kết chuyển
  • Cách kết chuyển 62.. qua 154 bên kế toán sản xuất: Bạn vào E. Xử lý cuối tháng chọn muc 12. Kết chuyển số dư tài khoản tự động, bạn chọn tháng sau đó bấm Xử Lý là được
  • Đối với những đơn vị làm theo quyết định 48 để kết chuyển chi phí 62 qua thì bạn vào Giá thành => Định mức 2 => 05.Kết chuyển số dư 621,622,627 sang 154 bạn chọn tháng chọn OK, Phần này chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn kỹ hơn trong phần giá thành, phần dành cho những công ty sản xuất

4.2.Xác định kết quả hoạt động kinh doanh

Chức năng này dùng cho cuối tháng khi bạn nhập hết dữ liệu vào phần mềm, cuối tháng bạn kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh

Phần mềm Smart cho bạn hai chức năng để xác định kết quả kinh doanh: Xác định kết quả kinh doanh tự động do mặc định của Smart và xác định kết kinh doanh do người dùng tự khai báo.

Cách kết chuyển:

-          Kết chuyển tự động do mặc định của Smart: Bạn vào E. Xử lý cuối tháng => 12. Kết chuyển số dư tài khoản – Tự động  màn hình xuất hiện ta chọn tháng, tài khoản kết quả kinh doanh đề là 911 Xong rồi ta chọn Xử Lý, phần mềm sẽ hỏi “bạn có muốn kết chuyển từ 154 sang 632 không”  trong trường hợp này nếu bạn chọn Yes thì phần mềm sẽ kết chuyển hết toàn bộ 154 sang 632, trường hợp này áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, chi phí trong kỳ bạn đưa vào 154 sau đó đến cuối tháng bạn kết chuyển vào giá vốn còn bạn không muốn kết chuyển hết chi phí thì bạn có thể kết chuyển bằng phiếu kế toán theo ý của bạn, rồi khi vào kết chuyển tự động bạn chọn NO.

-          Còn đối với doanh nghiệp xây dựng hay doanh nghiệp sản xuất thì đến mục hỏi bạn có muốn kết chuyển từ 154 sang 632 không thì bạn chọn NO.

Chú ý quan trọng: Trong kỳ nếu phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại (521), hàng bán trả lại (531) thì bạn phải kết chuyển những tài khoản này bằng PKT, Nợ 5111/ Có 521,531. Sau đó bạn mới kết chuyển số dư tài khoản tự động. Vấn đề là khi bạn kết chuyển số dư tài khoản tự động xong bạn vào sổ chứng từ gốc xem những phiếu KC thì bạn sẽ thấy có 2 phiếu kết chuyển là Nợ 511/ Có 521,531, và Nợ 911/Có 511,( chú ý là nợ, có 511 chứ không phải 5111,5112,5113 nhé) lúc này bạn xóa những phiếu này đi thì khi bạn in báo cáo mới đúng.

-          Kết chuyển theo khai báo của người dùng: Bạn vào E. Xử lý cuối tháng => 10. Khai báo kết chuyển tài khoản ta khai báo các cặp tài khoản kết chuyển trong bảng khai báo.

Xong rồi chúng ta vào mục 11. Kết chuyển số dư tài khoản – Theo khai báo chọn tháng và chức năng chọn OK để kết chuyển theo khai báo ở mục 10 mà người dùng khai báo.

Xong khi chúng ta kết chuyển xong chúng ta vào sổ chứng từ gốc kiểm tra thì phần mềm cho ra các dòng kết chuyển có loại từ gốc là KC

 

5. IN VÀ KHAI BÁO CHO BÁO CÁO TÀI CHÍNH

           

­         Trong phần mềm Smart các báo cáo được tách ra các loại chính:

Các báo cáo nghiệp vụ chi tiết: cung cấp cho chúng ta số liệu chi tiết về một chứng từ nào đó như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất nhập vật tư …

 

­         Các báo cáo kế toán chi tiết: cung cấp cho chúng ta số liệu chi tiết về số dư và số sinh của một tài khoản hoặc một mã cấp chi tiết của một tài khoản đó. Các báo cáo này được chi tiết theo ngày tháng và chứng từ phát sinh nghiệp vụ.

 

­         Các báo cáo tổng hợp: Gồm có hai loại:

 

+ các báo cáo tài chính: theo mẫu của Nhà nước quy định.

+ các báo kế toán quản trị: Được tổng hợp từ một hoặc một số tài khoản theo những tiêu thức phục vụ cho quản lý. Tùy thuộc nhu cầu sử dụng, chúng ta có thể kết hợp các tiêu thức như: Báo cáo theo tài khoản đối ứng, theo ngày, theo mặt hàng, theo đối tượng quản lý …

 

­         Cách xem các báo cáo trên màn hình và in ra giấy: Phần mềm Smart cho ra chúng ta mọi báo cáo đều dưới dạng là một file Excel  khi đó chúng ta có thể làm việc trên file Excel này như một File Excel bình thường khi đó bạn muốn in, đóng, save hoặc không Save cũng không ảnh hưởng gì đến dữ liệu của phần mềm bởi vì đó chỉ là File tạm mà phần mềm cho ra.

5.1. In và cập nhật báo cáo tài chính qua HTKK 2.5

 

 

Ở menu chính chúng ta chọn báo cáo tài chính => qua Menu con chọn Bảng trong bộ báo cáo tài chính mà ta cần in ra chẳng hạn như Bảng Cân Đối Số Phát Sinh khi đó sẽ xuất hiện màn hình chúng ta gõ ngày tháng cần báo cáo như sau:

 

 

Lưu ý :  + Khi in bảng cân đối phát sinh tài khoản, đối với những tài khoản công nợ như 131,331,141 muốn có số dư 2 bên nợ có thì ở ô các tùy chọn khác bạn bạn chọn vào mục xử lý không bù trừ đồng thời vào cài đặt thông số tại dòng ID19 bạn kiểm tra lại xem đã khai báo những tài khoản này chưa.

+ Khi in nếu phần mềm báo là bảng cân đối chưa cân thì bạn vào phần khai số dư đầu kỳ khai lại cho đúng.

+ Chúng ta có thể chọn loại báo cáo bằng tiếng anh và loại tiền USD hoặc vừa tiếng việt vừa tiếng Anh và vừa tiền VND vừa tiền USD bằng cách Click vào loại tiền và ngôn ngữ

Ở màn hình In Bảng Cân Đối Phát Sinh Tài khoản chúng ta đánh ngày, tháng, năm cần báo cáo xong rồi chúng ta nhấn vào nút In khi đó Phần mềm Smart sẽ cho ra Bảng Cân đối phát sinh dưới dạng một file Excel như sau:

 

 

Tương tự ta làm như vậy đối với Bảng Cân Đối Kế Toán, kết quả hoạt động kinh doanh, Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ và Thuyết Minh Báo Cáo Tài Chính.

-          Riêng Bảng cấn đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ phần mềm cung cấp chức năng cập nhật trực tiếp qua HTKK 2.5 để lấy mã vạch mà cơ quan thuế yêu cầu chúng ta chỉ cập click vào cập nhật vào HTKK 2.5 chọn in, rồi qua HTKK để kiểm tra.

-          Để phần mềm cập nhật đúng qua HTKK 2.5 bạn phải kiểm tra lại cột trong Khai báo cho báo cáo tài chính phải trùng với cột mã số trên HTKK 2.5 thì bạn cập nhật qua mới đúng.

 

Cách cập nhật  Bộ báo cáo tài chính qua HTKK 2.5

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Chọn 3. Báo Cáo Tài Chính => 03. Kết quả kinh doanh khi đó xuất hiện màn hình như sau:

 

 

Khi đó chọn tháng 0 để in cả năm, chọn mục Cập nhật vào hỗ trợ kê khai

Chọn xong ta nhấn vào nút in đến khi thấy 1 File Excel hiện ra khi đó chúng ta đã thực hiện thành công cập nhật qua HTKK. Bạn chỉ cần việc mở  HTKK 2.5 lên chọn quyết định mà in.

Các bảng cân đối kế toán, Lưu chuyển tiền tệ cách làm cũng tương tự kết quả hoạt động kinh.

 

5.2.Khai báo cho báo cáo tài chính

5.2.1.Khai báo kết quả kinh doanh

Mặc dù khi cài phần mềm xong thì phần khai báo đã có. Tuy nhiên có những khai báo có thể chưa hợp lý với đơn vị của bạn. Hoặc bạn muốn tạo một mẫu theo ý của công ty bạn thì bạn hãy khai báo lại trong “Khai báo kết quả kinh doanh

Cách khai báo như sau.

1.vào mục Báo cáo tài chính => Chọn Khai báo  => kết quả kinh doanh

 

- Dựa vào cột [ChiTieu] các chỉ tiêu Con (Nhiều ký tự) sẽ cộng dồn vào chỉ tiêu Mẹ (Ít ký tự) Ví dụ Chỉ tiêu A.01.01A.01.02 sẽ cộng dồn vào chỉ tiêu A.01

-Cột Tài khoản NợTài Khoản Có dùng để khai báo lấy dữ liệu cho từng chỉ tiêu. Ví dụ Chỉ tiêu A.01.01 Tài khoản nợ là Trống (Bao gồm bất kỳ tài khoản nợ nào,Tài khoản có là 511 (bao gồm tài khoản nào có 3 ký tự đầu là 511)

-Cột [CongThuc] dùng để tính toán. Ví dụ chỉ tiêu A.03 thì nhập là A.01-A.02

-Cột [Co_In] dùng để khai báo xem chỉ tiêu nào In ra. Nhập C thì sẽ in ra. Ngược lại nếu để trống thì không in ra

-Nếu muốn thêm chi tiêu nào thì bạn cứ copy một dòng bất kỳ nào dán xuống dòng dưới cùng rồi sửa lại trong Cột ChiTieu cho đúng. Vì cột này không được trùng.

5.2.2.Khai báo Lưu chuyển tiền tệ

* Khi cài đặt chương trình xong. thì Smart sẽ khai báo lưu chuyển tiền tệ cho bạn rồi. Tuy nhiên có nhiều trường hợp thì cách khai báo có thể còn thiếu so với cách hạch toán của công ty bạn. Trong trường hợp đó Smart sẽ thông báo cho bạn biết chính xác lỗi ở đâu. Bạn dựa vào thông báo vào mà khai báo lại bảng lưu chuyển tiền tệ cho hợp lý.

Cách khai báo như sau.

-Vào mục Báo cáo tài chính ->Khai báo -> lưu chuyển tiền tệ

 

-Nguyên tắc lấy dữ liệu là :

+  Dựa vào cột [ChiTieu] các chỉ tiêu con cộng vào [ChiTieu] mẹ Ví dụ A.01.01 sẽ cộng dồn vào A.01

  + Cột [SapXep] dùng để sắp xếp in in ra báo cáo.

+ Cột [TkNo] dùng để khai báo tài khoản nợ . Nếu bạn khai báo là 11  thì bao gồm tất cả những tài khoản nào có 2 ký tự đầu là 11

+ Cột [TkCo] dùng để khai báo tài khoản có . Nếu bạn khai báo là 511  thì bao gồm tất cả những tài khoản nào có 3 ký tự đầu là 511

   Ví dụ : bạn khai báo là TkNo là 11 (thì đã bao gồm 111,112,113 … 119) ; TkCo là 511 (thì bao gồm 5111,5112,5113 … 5119)

   + Cột [Nhan_Voi]  dùng để khai báo dấu (âm hoặc dương) cho các cột phát sinh tiền.Nếu là nghiệp vụ chi tiền thì bạn nhập là -1 còn nếu là thu tiền thì bạn để là 1

Ví dụ về xử lý lỗi khi in báo cáo lưu chuyển tiền tệ :

VD: Chú ý mã tài khoản Có 3384 chưa khai báo trong Khai báo LCTT

Khi thấy thông báo như trên thì bạn lưu ý là Tài khoản nợ hay Tài khoản có. Trong trường hợp trên là tài khoản có (Có nghĩa là nghiệp vụ thu tiền). Giả sử trong trường hợp bạn muốn đưa loại nghiệp vụ này vào chỉ tiêu 6.Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh thì bạn làm như sau.

- Bạn đưa con nháy xuống chỉ tiêu con cuối cùng trong chỉ tiêu 6.Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh .Để con chuột tại dòng đó => Nhấn F10 để mở chế độ sửa => Nhấn F5 để coppy dòng. Sauk hi coppy dòng thì dòng vừa coppy sẽ được đưa xuống cuối bảng, bạn kéo xuống dòng này và sửa lại,sau khi bạn đóng bảng này lại và mở ra thì tự động dòng này sẽ nhảy lên trên nằm cùng với chỉ tiêu cùng loại . ví dụ đang là A.06.18 thì sửa thành A.06.19. =>Xong

5.2.3.Khai báo cân đối kế toán

Smart cung cấp chế độ mở cho Bảng cân đối kế toán. Tại đây bạn có thể tự do khai báo các chỉ tiêu theo ý muốn.

Cách khai báo như sau

 

Chú ý : Bảng cân đối kế toán được lấy từ Bảng cân đối phát sinh tài khoản

1.Các chi tiêu con sẽ cộng vào chỉ tiêu mẹ dựa vào cột [ChiTieu]

Ví dụ Chỉ tiêu A.04.01A.04.02 sẽ cộng vào A.04

2.Số liệu cập nhật vào bảng này dựa vào cột [TaiKhoan] và [SoDu]

- Nếu cột TaiKhoan khai báo là 111 thì chỉ tiêu này sẽ lấy số dư của tất cả những tài khoản nào có 3 ký tự đầu là 111

-Cột SoDu có 4 cách là

N  (Thì Smart sẽ lấy số dư bên Nợ)

C  (Lấy số dư bên )

N-C (Lấy số dư Nợ trừ số dư )

C-N  (Lấy số dư trừ số dư Nợ)

3.Cột [Kieu_In] nếu khai báo là B thì chỉ tiêu này in ra đậm

4.Cột [Co_In] nếu khai báo là C thì chỉ tiêu này sẽ in ra. Ngược lại sẽ không in ra

5.Xử lý khai báo khi báo lỗi

Ví dụ :

“Chú ý Số dư Có tài khoản 3338 chưa khai báo trong Khai báo CDKT”

Nếu Smart báo như trên thì chứng tỏ trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản 3338 có số dư có mà chưa khai báo trong bảng cân đối kế toán. Thì bạn chỉ việc vào mục Báo cào tài chính => 7.Khai báo cân đối kế toán =>Khai báo thêm tài khoản này vào.

Nếu bạn muốn đưa số dư có 3338 vào chỉ tiêu mẹ là E.01.04 thì bạn thì bạn chỉ việc khai báo chi tiêu này có phần đầu là E.01.04 còn phân đuôi thì bạn tự đặt sao cho không trùng với chi tiêu khác là được

 

6. BÁO CÁO THUẾ HÀNG THÁNG VÀ CÁCH CẬP NHẬT BÁO CÁO THUẾ QUA HTKK 2.5 & P2D

6.1. Xem và cập nhật Báo Cáo Thuế qua HTKK 2.5

* Ở menu chính ta Chọn báo cáo thuế => Mua vào => Cập nhật vào HTKK

Đầu tiên bạn chọn mục Xử lý ra Excel, Smart sẽ chuyển dữ liệu sang Excel

­         Sau khi chuyển ra Excel bạn lưu ý như sau :Sheet VAO cột STT mặc nhiên là A Thì khi lên hỗ trợ kê khai sẽ chạy vào chỉ tiêu 1.Hàng hóa dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT. Nếu bạn muốn hóa đơn nào chạy vào chỉ tiêu số 2 và 3 thì sửa lại cột STT BC tương ứng. Sau đó bạn lưu file Excel này lại . Click vào Cập nhật vào HTKK là xong. Bạn chỉ việc mở phần mềm hỗ trợ kê khai lên in.

­         Lưu ý: Trong quá trình cập nhật báo cáo thuế mà bạn gặp phần mềm báo lỗi sau:

Thông báo này có nghĩa là đường dẫn đến thư mục cài HTKK 2.5 trên máy của bạn khác với đường dẫn mà bạn khai trong cài đặt thông số dòng ID16. Để khai lại cho đúng bạn làm như sau:

+ Bạn tìm đến thư mục cài HTKK trên máy của bạn thông thường là C:\Program Files\HTKK\DataFiles\ hoặc C:\Program Files\HTKK130\DataFiles\

       + Bạn coppy đường dẫn này và vào cài đặt thông số tại dòng ID 16 bạn Pase đường dẫn này vào rồi đóng bảng lại, ra cập nhật lại sẽ thấy kết quả.

­         Trước khi cập nhập qua HTKK bạn phải vào Xử lý cuối tháng chọn kiểm tra thuế đầu vào, kiểm tra thuế đầu ra xem tiền thuế trên HTKK và trên sổ sách có khớp hay không,nếu không khớp bạn phải điều chỉnh lại

6.2. Xem và cập nhật Báo Cáo Thuế qua P2D

 

-          Ở menu chính ta Chọn báo cáo thuế => Mua vào => 04. Cập nhật vào P2D

 

 

-          Bạn chọn tháng để cập nhật sau đó bạn chọn Xử lý ra excel => phần mềm sẽ xuất cho bạn 1 file excel bao gồm Sheet đầu vào và đầu ra bạn lưu và đóng file Excel này lại, Sau đó bạn bấm cập nhập vào P2D

 

-  Bạn bấm OK, Sau khi cập nhật xong mà phần mềm không hiện ra thông báo gì thì bạn đã cập nhật thành công, còn nếu phần mềm hiện ra 1 bảng thông báo có các dòng có số hóa đơn thì những dòng này chưa được cập nhật vào P2D bạn phải tìm lại tờ hóa đơn này và kiểm tra lại.

Chú ý: + Bạn phải khai đường dẫn đến thư mục cài đặt P2D vào trong mục Khai báo tùy chọn riêng tại dòng ID009 thường là C:\Program Files\P2D\Data\  nếu trong quá trình cập nhật qua P2D bạn gặp lỗi thông báo sau:

 

+ Bạn cũng kiểm tra thuế đầu ra đầu vào trước khi cập nhật trong xử lý cuối tháng.

7. XEM VÀ IN SỔ SÁCH KẾ TOÁN

7.1. Xem và in sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

   

- Xem và in sổ kế toán: ở Menu chính chúng ta chọn Sổ Kế Toán => Qua menu con  chọn sổ mà chúng ta cần in rồi chúng ta gõ ngày, tháng năm cần in khi đó Smart sẽ cho ra sổ dưới dạng File Excel.

+ Phần mềm Smart nó còn có chức năng in sổ chi tiết, sổ cái Tài khoản và Sắp xếp những Tài Khoản phát sinh trong tháng theo một cách trình tự, để làm được đều đó chúng ta làm như sau:

+ Chúng ta vào sổ kế toán vào sổ chi tiết hoặc sổ cái khi đó sẽ xuất hiện màn hình

 

 

+ Ở màn hình này chúng ta vẫn chọn ngày, tháng, năm cần in ra, loại tiền và ngôn ngữ để in Báo Cáo. ở bên tay phải chúng ta chọn loại một hay nhiều ta khoản, nếu ta chọn một TK thì Smart cho ra cho chúng ta chỉ một Sổ chi tiết mà ta đã gõ trong ô Mã TK, nếu chúng ta chọn In nhiều không hỏi thì Smart lập tức in ra ngoài máy in tất các Sổ chi tiết mà có Phát sinh trong kỳ.

+ Nếu bạn muốn xuất toàn bộ sổ chi tiết tài khoản hoặc sổ cái ra Excel thì bạn tích vào mục Export hàng loạt qua excel và chọn in nhiều không hỏi, rồi bấm In thì phần mềm sẽ xuất sổ ra excel, bạn chỉ cần vào thư mục EXPRORT theo đường dẫn này D:\NANGDONG_NET\PMKT_NET\EXPORT\ bạn sẽ thấy những file excel mà phần mềm xuất ra.

 

+ Cách xem và in các Sổ công nợ, sổ hàng hóa, và sổ phân tích … giống như cách xem và in sổ kế toán.

7.2. Đánh số chứng từ và in sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Sau khi bạn đã nhập và xử lý xong toàn bộ số liệu . Bạn vào menu Xử lý cuối tháng -> In chứng từ hàng loạt -> Đánh số và ngày chứng từ ghi sổ

Bạn chọn cách đánh số cho phù hợp.

1-Theo Cặp tài khoản đối ứng : Mỗi một cặp tài khoản đối ứng là một chứng từ ghi sổ

2-Theo ngày : Mỗi ngày là một chứng từ ghi sổ

3-Theo ngày và loại chứng từ : Mỗi loại chứng từ sẽ có nhiều chứng từ ghi sổ . trong đó một ngày sẽ đánh thành một số chứng từ . Ví dụ Phiếu Chi Ngày 1/1/2011 là một số chứng từ ghi sổ,Phiếu Chi ngày 2/1/11 là một số chứng từ ghi sổ khác

4-Theo loại chứng từ : Mỗi một loại chứng từ là một số chứng từ ghi sổ . Ví dụ Toàn bộ Phiếu Chi sẽ coi là một số chứng từ ghi sổ

Sau khi đánh số và ngày chứng từ ghi sổ xong . Bạn vào menu In sổ kế toán chọn Tab 2.Mẫu khác và chon mục 1.In sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Tiếp theo bạn chọn 2.In chứng từ ghi sổ

Chú ý khi in chứng từ ghi sổ trước tiên bạn chọn tháng sau đó Click vào nút List thì Smart sẽ List tất cả các Số CTGS lên. Bạn muốn in số chứng từ ghi sổ nào thì chọn chứng từ đó in.

Tiếp theo bạn chọn mục Sổ kế toán => 07.Sổ cái TK ,ở đây bạn chọn in theo Mẫu 3 (CTGS) để in sổ cái theo kiểu chứng từ ghi sổ. Các sổ sách còn lại in bình thường

7.3. Đánh số và in chứng từ hàng loạt

-          Đánh số chứng từ tự động tất cả các chứng từ: PC, PT, CTNH, PKT, PNK, PXK, HDBR:  chứng năng này cho người dùng muốn đánh lại số chứng từ trong sổ chứng từ gốc khi trong kỳ chúng ta chưa sắp xếp theo thứ tự chứng từ.

  • Bạn vào E. Xử lý cuối tháng => 02. In chứng từ hàng loạt => 02. Đánh số chứng từ tự động (PC-PT-PNK-PXK) bạn chọn loại chứng từ và tháng đề đánh (nếu cần đánh),

-Sau khi bạn đánh số thứ tự xong, bạn vào C. Công cụ tiện ích => 12. Sắp xếp lại Sổ chứng từ gốc để sắp xếp lại trong sổ chừng từ gốc

- Khi in chứng từ phiếu thu, chi, nhập, xuất hàng tháng Smart cung cho bạn công cụ in hàng loạt hoặc bạn có thể truy xuất tất cả các chứng từ ra Excel trong tháng, bằng cách bạn ngày tháng, click vào View nhấn OK.        

- Bạn có thể in hàng loạt bất kỳ 1 loại chứng từ nào bằng cách vào mục 07. In chứng từ hàng loạt theo mẫu Ctrl + P bạn chọn tháng và loại chứng từ để in hoặc view ra xem trước

- Chú ý bạn có thể chọn tháng 0 để in chứng từ cả năm.

8. CÁC CHỨC NĂNG THEO DÕI TRONG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP SMART

 

Trong phần này smart cung cấp cho bạn những tính năng riêng theo từng doanh nghiệp bạn đọc coi doanh nghiệp của mình phù hợp với chức năng nào thi ta sử dụng cho dúng mô hình.

8.1 .Theo dõi công nợ

8.1.1. Công nợ theo đối tượng

Từ Đối tượng ở đây có thể là Người mua,Người bán,Nhân viên . . .vv

Khai báo

1.Cài đặt thông số

Vào Nhập phát sinh => Khai báo thông tin => Cài đặt thông số =>

 

Tại dòng ID19 bạn khai báo những tài khoản nào bạn muốn theo dõi công nợ chi tiết theo đối tượng

Chú ý cách khai báo,tài khoản được đặt trong dấu ‘ ‘ và cách nhau dấu phảy và danh sách tài khoản đặt trong ngoặc.

2.Khai báo số dư

Vào Hệ thống danh mục => Công nợ => 01.Công nợ theo đối tượng

 

- Bạn khai báo giống như hình trên. Đối tượng nào có dư nợ thì khai bên cột Dư Nợ. Đối tượng nào có dư có thì khai báo cột Dư Có.

- Tại cột Mã ĐTPN bạn nhập mã đối tượng.

3.Nhập phát sinh

Khi nhập phát sinh thì bạn phải đưa mã đối tượng vào mã đối tượng pháp nhân nợ hoặc mã đối tượng pháp nhân có

- Nếu tài khoản nợ là 131 thì ĐTPN Nợ là mã khách hàng. hoặc tài khoản nợ là 141 thì ĐTPN Nợ là mã người tạm ứng

- ví dụ : bán hàng chưa thu tiền

-          ví dụ : khách hàng trả tiền

4.In báo báo:  Khi in báo cáo thì chọn mục 6.sổ công nợ => chọn sổ chi tiết, tổng hợp cần in.

8.1.2. Công nợ theo đối tượng và công trình

Để theo dõi công nợ theo công trình bạn làm như sau.

- Vào mục C.Sổ công nợ theo đối tượng và công trình khai báo số dư cho từng công trình

- Vào cài đặt thông số sửa dòng “Theo dõi công nợ theo từng công trình sửa thành T

- Vào cài đặt thông tìm dòng 44 (Danh sách tài khoản công nợ theo công trình) để khai báo các tài khoản theo dõi công nợ theo công trình ví dụ (’131′,’141′,’331′)

-Khi nhập phát sinh tới ô [Công trình] bạn phải nhập mã công trình vào.

Khi in báo cáo chọn Sổ công nợ  chọn Chi tiết của một đối tượng vào công trình hoặc Tổng hợp theo đối tượng và công trình

Nếu ô mã công trình chưa hiện ra . Bạn vào [Danh mục các loại chứng từ] . Tới Cột [Màn Hình Nhập]. Thêm chữ MA_CT vào cuối

8.1.3. Sổ công nợ theo đối tượng và hóa đơn và tuổi

 8.1.3.1 Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn

- Vào mục G.Sổ công nợ theo đối tượng và hóa đơn khai báo số dư đầu kỳ cho từng hóa đơn

- Vào [cài đặt thông số] dòng Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn sửa thành T.

- Vào [cài đặt thông số] sửa dòng Danh sách các tài khoản Sổ công nợ theo hóa đơn khai báo những tài khoản mà bạn muốn theo dõi ví dụ : (’131′,’331′)

- Khi nhập phát sinh tới ô Mã TT  (mã thanh toán) nếu là mua (bán) hàng thì nhập là NO nếu là thanh toán trả tiền hàng thì nhập là TT.

-Khi in báo cáo chọn mục Sổ công nợ => Chi tiết của một đối tượng theo hóa đơn

8.1.3.2.Theo dõi công nợ theo tuổi

Cách khai báo.

- Vào Cài đặt thông số chọn dòng số 9 (Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn) sửa thành T

- Vào Cài đặt thông số tới dòng số 11 (Danh sách tài khoản Sổ công nợ theo hóa đơn) khai báo những tài khoản dùng để theo dõi công nợ theo hóa đơn. Ví dụ (’131′,’331′)

- Vào cài đặt thông số tới dòng 35 (Theo dõi công nợ theo tuổi) sửa thành T

8.1.4. Sổ Công nợ theo đối tượng và hợp đồng

Để dõi dõi công nợ theo hợp đồng bạn làm như sau

- Vào mục Hệ thống danh mục => Công nợ => Sổ Công nợ theo đối tượng và hợp đồng khai báo số dư đầu kỳ cho từng hợp đồng.

-Vào cài đặt thông số dòng 10 (Theo dõi công nợ theo hợp đồng) sửa lại thành T

-Vào cài đặt thông số dòng số 22 (Danh sách tài khoản sổ công nợ theo hợp đồng) khai báo những tài khoản theo dõi công nợ theo hợp đồng. Ví dụ (’131′,’331′)

Khi nhập phát sinh tới ô Số hợp đồng nếu có phát sinh liên quan tới hợp đồng thì bạn phải nhập số hợp đồng vào.

- Tại ô số hợp đồng nhấn F1 để tìm theo tên khách hàng,F4 để tìm theo số hợp đồng.

Khi in báo cáo chọn Sổ công nợ => chọn mục Chi tiết của một đối tượng và hợp đồng hoặc Tổng hợp theo đối tượng và hợp đồng

8.1.5. Sổ công nợ theo đối tượng và chứng từ: Khai báo và in sổ các mục tương ứng

8.1.6. Sổ công nợ theo hợp đồng và hàng hóa: Khai báo và in sổ các mục tương ứng

8.2.Theo dõi hàng hóa

8.2.1. Phương pháp Bình quân gia quyền

1. Theo dõi hàng hóa theo phương pháp bình quân gia quyền (BQGQL)

- Vào mục Hệ thống danh mục => Hàng hóa => 01.Hàng hóa chung khai báo số dư đầu kỳ cho từng mã hàng.

- Vào cài đặt thông số chọn dòng 14 (Phương pháp đánh giá hàng tồn kho) sửa thành BQGQL (Bạn nhập cho chính xác nhé)

- Vào cài đặt thông số dòng 26 (Danh sách tài khoản sổ vật tư hàng hóa) nhập danh sách tài khoản vật tư hàng hóa mà đơn vị sử dụng ví dụ (’1561′,’1521′,’155′)

- Khi nhập kho đưa mã hàng vào ô VTHH Nợ

- Khi xuất kho đưa mã hàng vào ô VTHH Có

- Để tính giá vốn cho chính xác cuối tháng bạn chọn mục Xử lý cuối tháng => 5.Xử lý lại đơn giá (BQGQL) thì chương trình sẽ tự động tính lại giá trị của những bút toán xuất kho.

Tùy theo công ty bạn có chuyển kho, chuyển hàng đi bán hay không mà bạn chọn mục xử lý tương ứng

­         Nếu chúng ta xử lý đơn giá bình quân tại thời điểm thì chúng ta chọn  Xử lý cuối tháng chọn => 08.Xử lý lai đơn giá (BQGQT)

­         Nếu chúng ta theo dõi vật tư hàng hoá theo nhiều kho thì chúng ta chọn Xử lý cuối tháng chọn => 07.Xử lý đơn giá (BQGQT)- Nhiều kho  khi đó chúng ta chọn ngày ngày tháng và kho xử lý.

8.2.2.Phương pháp thực tế đích danh

- Xem thêm tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SMART

 

- Các tính năng của phần mềm kế toán smart

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán smart pro

- Phần mềm kế toán năng động

- Phần mềm smart

Phan mem ke toan smart Phan mem ke toan smart
10/10 999 kế toán smart
Leave a Comment